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PROJEKTBERICHT
16.05.2019 PROJEKTBERICHT

Don Bosco optimiert Kinder- und Jugendhilfe mit GRÜN VEWA

Don Bosco Bonn
Don Bosco Bonn kümmert sich weltweit um benachteiligte Kinder und Jugendliche in Entwicklungs- und Schwellenländern. © Don Bosco Mondo e.V. / Andreas Mesli

Auf dem Don Bosco Campus Bonn haben mit Don Bosco Mondo e.V. und Don Bosco Mission zwei Spenderorganisationen ihren Sitz, die den Salesianern Don Boscos und den Don Bosco Schwestern zur Seite stehen. Beide Organisationen kümmern sich weltweit um benachteiligte Kinder und Jugendliche in Entwicklungs- und Schwellenländern. Mit Spenden und öffentlichen Mitteln finanzieren sie beispielsweise Straßenkinderzentren in Bolivien, Kinderheime in Indien, Ausbildungswerkstätten auf den Philippinen oder Schulen in Madagaskar. Dabei setzen beide Organisationen GRÜN VEWA als Spenderverwaltung ein und managen so 200.000 Adressdaten, über 120.000 Buchungen pro Jahr und bis dato ca. 12.000 Projekte.

Don Bosco

Don Bosco Mondo ist eine rechtlich selbstständige Nichtregierungsorganisation. Als Fachorganisation konzentriert sie sich auf schulische und berufliche Bildung, Unternehmenskooperationen und die Vertretung der Rechte von Kindern und Jugendlichen weltweit. Don Bosco Mondo arbeitet mit öffentlichen Gebern, Stiftungen, Unternehmen, Vereinen und privaten Initiativen zusammen.

Don Bosco Mission Bonn ist dem Orden der Salesianer Don Boscos als Niederlassung in Deutschland direkt untergeordnet. Don Bosco Mission fokussiert sich ganz besonders auf gefährdete Jugendliche und Straßenkinder und kooperiert mit katholischen Hilfswerken und privaten Spendern.

Weltweit fördern beide Organisationen zusammen jährlich ca. 600 Projekte der Salesianer Don Boscos und der Don Bosco Schwestern für junge Menschen. In Bildungsprogrammen, Ausbildungsplätzen und Straßenkinderzentren arbeiten beide vor Ort mit den betroffenen Jugendlichen zusammen.

Ausgangslage

Don Bosco Mondo und Don Bosco Mission Bonn verwalten seit 1994 ihre Spenderdaten, Spendenbuchungen und Projektdaten als gemeinsam Verantwortliche in einer zentralen Datenbank. Das erste System wurde auf Basis von Microsoft Access über 20 Jahre von zwei Mitarbeitern sukzessive weiterentwickelt und angepasst. So waren die ca. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in beiden Organisationen ein maßgeschneidertes System gewöhnt, in dem über 200.000 Adressdaten, über 120.000 Buchungen pro Jahr und rund 12.000 abgeschlossene und laufende Projekte verwaltet wurden. Mittlerweile übersteigen die Anforderungen an ein modernes Datenbanksystem allerdings die technischen Möglichkeiten der Eigenentwicklung. Auch die Betriebssicherheit des Systems war durch die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern langfristig in Gefahr, so dass mit der Suche nach einer neuen Spenderverwaltung begonnen wurde.

Nach einer Marktsondierung entschied man sich zur Einführung der Branchensoftware GRÜN VEWA als zentrale Software bei beiden Bonner Organisationen. Dabei wird der Adress- und Projektstamm gemeinsam verwendet, die Buchhaltung ist aus rechtlichen Gründen getrennt.

Fundraising und Spendenbuchhaltung

Don Bosco Mondo und Don Bosco Mission Bonn setzen GRÜN VEWA als gemeinsam Verantwortliche zur zentralen Spenderverwaltung ein. Obwohl es zwei eigenständige Organisationen sind, gibt es keine harte Mandantentrennung innerhalb der Software. Sämtliche Daten der Spender und Interessenten beider Organisationen werden zentral verwaltet. Auch die Projektpartner, also die Salesianer Don Boscos und die Don Bosco Schwestern vor Ort und alle kirchlichen und privaten Kooperationspartner werden zentral über GRÜN VEWA gemanagt. Die Daten werden über eine einfache, interne Kennzeichnung markiert und können so eine der beiden Organisationen zugeordnet werden.

Der große Vorteil für beide Organisationen dabei ist, dass so eine Dublettenprüfung und Dublettenverschmelzung in VEWA von beiden Seiten intensiv beim Fundraising und der Spendenbuchhaltung genutzt wird. Zudem erfolgt über VEWA die Verwaltung sämtlicher Fundraising- und Marketingmaßnahmen. Hierzu werden beispielsweise Selektion von Adressdaten für Fundraising-Aktivitäten exportiert oder umfangreiche statistische Auswertungen zur Analyse der Fundraising-Aktivitäten durchgeführt.

In einem Bereich arbeiten beide Organisationen in VEWA eigenständig: In der Finanzbuchhaltung ist aus rechtlichen Gründen das Arbeiten mit jeweils eigenen Buchungstabellen und eigenen Kontenrahmen erforderlich, um beispielsweise eigene Zuwendungsbescheinigungen erstellen zu können.

Bei beiden Organisationen kommt die Spendenbuchhaltung von VEWA als Nebenbuchhaltung zum Einsatz. Über VEWA erfolgt eine automatisierte Aussteuerung von Spendendank- und Zuwendungsbestätigungen. Als weitere Nebenmandanten für die Spendenbuchhaltung sind zwei von Don Bosco Mission betreute Stiftungen angelegt, die über das System mitverwaltet werden.

Flexible Spenderverwaltung für ein individuelles Fundraising

Dank der flexiblen Spenderverwaltung in GRÜN VEWA ist es Don Bosco Mondo und Don Bosco Mission Bonn möglich, alle Spenderdaten umfangreich zu erweitern und diese für gezielte Fundraising-Maßnahmen zu nutzen. Zur Erweiterung der Spender-Stammdaten kommt hier das Beziehungswesen von GRÜN VEWA zum Einsatz. Spenderadressen werden beispielsweise untereinander verknüpft, um so Familien- oder Organisationsstrukturen abzubilden. Auch Ehrentage, wie Geburtsund Namenstage sowie Ehe- und Dienstjubiläen, werden über das Beziehungswesen abgebildet. Dank der detaillierten Spenderdaten kann zudem gesteuert werden, wie viele Mailings ein Spender bekommt oder ob diese beispielsweise mit bzw. ohne persönliche Unterschrift verschickt werden sollen. Auch können weitere Versandmaterialien den Spendern individuell über das Beziehungswesen zugeordnet werden.

Projekteverwaltung

Die gemeinsame Projektabteilung von Don Bosco Mondo und Don Bosco Mission Bonn vermittelt zwischen Antragsstellern und institutionellen Zuwendungsgebern. VEWA bildet daher neben den Projektstammdaten sowohl das Antragswesen, als auch die Projektmittelakquise ab. Der Vorteil des integrierten Systems liegt darin, dass alle Projekt-Beteiligten inklusive der im System verbuchten Projektmittel über die Adressverwaltung verknüpft sind.

Freiwilligendienst

Don Bosco Mission Bonn entsendet jährlich ca. 50 junge Menschen in einen einjährigen internationalen Freiwilligendienst im außereuropäischen Ausland. Die Verwaltung der sogenannten Don Bosco Volunteers, das Nachhalten erforderlicher Unterlagen, die Erstellung von Bescheinigungen sowie die Kontaktpflege zu den Ehemaligen wird über GRÜN VEWA gemanagt.

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Rüdiger Grafe

„GRÜN VEWA bietet einen elaborierten Standard im Bereich CRM, Fundraising und Spendenbuchhaltung und ist dabei flexibel genug, um weitere Arbeitsprozesse abbilden zu können“ so Rüdiger Grafe, IT Project Manager bei Don Bosco Mondo. „Wir haben die maßgeschneiderte Eigenentwicklung gegen eine maßgeschneiderte Standardlösung eingetauscht und arbeiten sehr erfolgreich im neuen System. Dabei sind wir noch nicht am Ende unserer Entwicklung, da wir gemeinsam mit GRÜN eine Online-Anbindung für die Projektpartner an das System ermöglichen werden.“

Bild: © Don Bosco Mondo e.V. / Harald Reusmann

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