GRÜN digitalisiert die Patenschafts-Verwaltung bei Compassion Deutschland

Compassion Deutschland managt rund 25.000 Patenschaften mit Kindern aus 25 Projektländern und 30.000 Spendern. Dabei werden über 10 Millionen Euro Spendengelder pro Jahr in GRÜN VEWA verarbeitet und 100.000 Patenbriefe über Compassion International mit den Patenkindern ausgetauscht. Über die Anbindung der Internetsoftware GRÜN eVEWA hat giftGRÜN, die Digitalagentur der GRÜN Software Group, ein Web-Portal erstellt, über das die Paten ihren Patenkindern persönliche Briefe schreiben und empfangen können.

Compassion Deutschland

Compassion International zählt zu den größten Kinderhilfswerken der Welt und arbeitet in 25 Projektländern Lateinamerikas, Asiens und Afrikas mit christlichen Gemeinden und Kirchen zusammen, um Kinder aus der Armut zu befreien. Compassion Deutschland, mit Sitz in Marburg, ist Teil des Verbundes von Compassion International und vermittelt Patenschaften zwischen deutschen Paten und Kindern aus den 25 Projektländern. Eine Patenschaft bei Compassion Deutschland beinhaltet eine monatliche finanzielle Unterstützung, die dem Kind zu Gute kommt. Zudem schreiben sich die Paten und die Patenkinder mehrfach im Jahr Briefe und haben so die Möglichkeit, sich gegenseitig kennenzulernen.

100.000 Briefe pro Jahr zwischen Paten und Patenkindern

Rund 25.000 Patenschaften wurden bisher von Compassion Deutschland vermittelt. Im Schnitt vier Mal pro Jahr findet ein Schriftverkehr zwischen den Paten und den Patenkindern statt, sodass über 100.000 Briefe hin und her geschickt werden. Rund 20% aller Briefe werden von den Paten in Deutsch an Compassion nach Marburg geschickt, der Rest in Englisch. Die Briefe werden im Übersetzer-Portal von ehrenamtlichen Helfern übersetzt und anschließend zu Compassion International weitergeleitet, wo die Briefe dann in die Landessprache übersetzt und in die Projektländer zu den Patenkindern weitergeleitet werden. Der Weg der Briefe vom Patenkind zum Paten verläuft gleich – nur umgekehrt.

Neue Software als Start der Digitalisierung

Compassion International und alle zugehörigen Partnerländer haben viele Jahre mit der Individual-Software „Compass“ gearbeitet. Diese wurde fortlaufend optimiert, stieß jedoch aufgrund des Wachstums, durch Windows-Updates und notwendiger Funktionen zur Digitalisierung an ihre Grenzen.

Compassion International hatte daher beschlossen, im Rahmen der Digitalisierung neue Software-Lösungen zu implementieren. Statt, wie bisher, eine zentrale Software einzusetzen, wurden die Partnerländer aufgefordert, eigene Software-Lösungen zu implementieren, die über eine Schnittstelle mit der neuen Software von Compassion International verbunden sind. Nach einer Marktsondierung entschied sich Compassion Deutschland für die Softwarefamilie GRÜN VEWA.

Schnittstelle zu Compassion International

Im ersten Schritt wurde die Zustellung der Briefe digitalisiert. Über GRÜN eVEWA, die Online-Lösung der GRÜN VEWA-Softwarefamilie, wurde ein digitaler Service zwischen der Backoffice-Lösung VEWA und der neuen Software von Compassion International hergestellt, sodass Briefe digital übermittelt werden können. Über das Kommunikationswesen von GRÜN VEWA können die Briefe der Patenkinder digital empfangen und an die Paten weitergeleitet werden. Umgekehrt werden auch alle Briefe der Paten digital erfasst, mit einem Barcode versehen und über Compassion International ins Projektland versendet.

Über das VEWA-Kommunikationswesen wird auch die Übersetzung gemanagt: Wünscht der Pate eine Übersetzung der Briefe seines Patenkindes ins Deutsche, wird diese Information in VEWA beim Paten hinterlegt. Die zu übersetzende Briefe an diese Paten werden über die Services-Schnittstelle ins Übersetzerportal von eVEWA weitergeleitet, dort von den ehrenamtlichen Helfern übersetzt und abschließend mit der Übersetzung ins VEWA-Kommunikationswesen zurück transferiert.

Daten der Patenkinder und der Paten in VEWA migriert

Im nächsten Schritt stand in VEWA die Migration der persönlichen Daten aller Patenkinder und Paten aus dem Alt-System Compass an. Alle Daten der 30.000 Spender und der Patenkinder wurden hierzu in VEWA importiert.

Alle notwendigen Prozesse von Compassion wurden in VEWA abgebildet. So können die monatlichen Beiträge der Paten seitdem von VEWA eingezogen und über den elektronischen Kontoauszug verbucht werden. Hierüber werden über 10 Millionen Euro pro Jahr von VEWA verwaltet. Auch die Zuwendungsbestätigung und die Dankesbriefe an die Paten werden automatisiert in VEWA erstellt und anschließend verschickt. VEWA unterstützt Compassion Deutschland auch bei der automatischen Erinnerung von ausstehenden Beträgen der Zahlungsversprechen zu Patenschaften und Spenden.

MeinCompassion – Das Online-Tool für Paten

In einem weiteren Schritt wurden die Patenbriefe auf eine neue Stufe der Digitalisierung gehoben. In Zusammenarbeit mit giftGRÜN, der Digitalagentur der GRÜN Software Group, wurde das Online-Portal MeinCompassion erstellt. Mit einem persönlichen Zugang können sich alle Paten in MeinCompassion anmelden. Die digital erfassten Briefe aus dem Kommunikationswesen von VEWA können von den Paten hier jederzeit aufgerufen werden.

Auch können die Paten neue Briefe einfach und bequem schreiben. Hier stehen Briefvorlagen zur Verfügung – unter anderem Weihnachts- und Geburtstagskarten. Über ein Schreibtool können die Briefe verfasst und direkt verschickt werden. Die Briefe werden, falls notwendig, automatisch von MeinCompassion an das Übersetzer-Portal übermittelt und übersetzt. Das Übersetzer-Portal wurde über eine Schnittstelle in GRÜN eVEWA integriert. Die Übersetzung wird anschließend zusammen mit dem deutschen Original über VEWA zu Compassion International geschickt, die diese Briefe an die Patenkinder in den Projektländern weiterleitet. Im MeinCompassion sind auch die Kinderbriefe sichtbar und im MeinCompassion kann der Pate seine persönliche Daten wie Adresse etc. einsehen und auf Wunsch Änderungen veranlassen.

Weiterer Ausbau der Prozesse

Compassion Deutschland wird in Zukunft die Digitalsierung weiter intensivieren und plant beispielsweise das Verschicken von Push-Nachrichten an die Paten, sobald neue Briefe eintreffen. Auch sollen die Funktionalitäten zur Verwaltung der Spender und Ehrenamtlichen in VEWA weiter ausgebaut werden.

"Dank der Digitalisierung durch VEWA und den Schnittstellen zu MeinCompassion, zum Übersetzerportal und zu Compassion International ist es gelungen, den Kommunikationsweg der Briefe zwischen Paten und Patenkindern entscheidend zu verbessern."

— Andrea Debus

Andreas Debus
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