VEWA als Seminarverwaltung für Studierende und Mitarbeiter*innen der Hochschule Osnabrück

Die Hochschule Osnabrück bietet ihren 14.000 Student*innen und 1.300 Mitarbeiter*innen eine Vielzahl von Seminaren an. Diese Seminare werden komplett über die Softwarefamilie GRÜN VEWA gemanagt und verwaltet. Der Buchungsworkflow für Studierende und Mitarbeiter*innen wurde über die Online-Lösung GRÜN eVEWA realisiert, die unsere Digitalagentur giftGRÜN auf der neuen Buchungsplattform eventHOS integriert hat.

Die Hochschule Osnabrück

Die Hochschule Osnabrück ist die größte und leistungsstärkste Hochschule für angewandte Wissenschaften in Niedersachsen. Mit 14.000 Studierenden und 1.300 Mitarbeiter*innen bietet die Hochschule rund 100 Studiengänge im Bachelor-, Master- und Weiterbildungsbereich an. Auf vielen Gebieten der akademischen Bildung hat die Hochschule Pionierarbeit geleistet – etwa bei der Etablierung neuer Studiengänge – und sich damit auch den Ruf einer innovativen und fortschrittlichen Hochschule erarbeitet.

Neben den Vorlesungen der einzelnen Studienfächer bietet die Hochschule Osnabrück ergänzende Seminare für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter*innen an. Dazu zählen beispielsweise Vorbereitungskurse, Exkursionen oder Zusatz- und Weiterbildungskurse.

Ausgangslage

In der Hochschule Osnabrück wurden Seminare lange über verschiedene Einzellösungen verwaltet. Diese Einzellösungen wurden von einem Entwickler individuell erstellt und betreut. Aufgrund des rasanten Wachstums, der unterschiedlichen Anforderungen der Organisationseinheiten und der enormen Bedeutung eines professionellen Datenschutzes stießen die Einzellösungen an ihre Grenzen. Daher entschied sich die Hochschule Osnabrück zur Einführung einer neuen, professionellen Seminarverwaltung. Nach einer Marktsondierung und einer umfangreichen Ausschreibung entschied sich die Hochschule für die Seminarverwaltung GRÜN VEWA.

Die Seminarverwaltung an der Hochschule Osnabrück

Alle Seminare werden seitens der Verwaltung der Hochschule Osnabrück angelegt. Dabei werden Basis-Informationen wie das Datum der Veranstaltung, der Seminarort, Referent*innen, die Gebühr, die Dauer oder auch die maximale Teilnehmer*innenanzahl eingestellt. Durch einen Status wird definiert, für welche Zielgruppen die Seminare jeweils buchbar sind.

Zielgruppen gibt es in der Hochschule Osnabrück mehrere, da diese in unterschiedliche Organisationseinheiten unterteilt ist. Organisationseinheiten, die die Software nutzen sind beispielsweise die Weiterbildungseinrichtung der Hochschule Osnabrück (Professional School), das Learning Center, die Personalentwicklung sowie die Fakultät Agrarwissenschaften und Landschaftsarchitektur. Jede Organisationseinheit hat dabei unterschiedliche Zielgruppen und Anwendungen. So bietet die Professional School wissenschaftliche Weiterbildungsseminare für Externe an, während die Personalentwicklung ein Angebot fachlicher und überfachlicher Schulungen für Mitarbeiter*innen unterschiedlicher hochschulinterner Bereiche managt.

Die Seminare werden in Gliederungen angelegt. Der Vorteil: Studierende, Lehrende und Mitarbeiter*innen können in allen Organisationseinheiten verfügbare Seminare einsehen und je nach Status Veranstaltungen buchen. Bei einem klassischen Mandantensystem, das bei verschiedenen Organisationseinheiten oftmals zum Einsatz kommt, hätten sich alle Seminarteilnehmer bei jeder Organisationseinheit neu registrieren müssen.

Neue Buchungsplattform eventHOS

Sind die Seminare in VEWA eingestellt, werden diese über den VEWA-Connector auf eventHOS, der neuen Buchungswebsite der Hochschule Osnabrück, angezeigt. Auf eventHOS können Studierende, Lehrende und Mitarbeiter*innen alle Seminare einsehen und über eine Suche mit detaillierten Filtern passende Seminare finden.

Seminare können online auf eventHOS gebucht werden. Auf der Startseite werden die Seminare angezeigt, die auch externe Teilnehmer*innen ohne Hochschulkennung buchen können. Das Buchen der Seminare ist somit abhängig vom Status des Buchenden, auch bei internen Seminaren. Studierende können beispielsweise keine Seminare aus der Personalentwicklung buchen. Auch können beispielsweise Studierende des Studiengangs Maschinenbau keine Seminare des Learning Centers buchen, das den Studenten der Wirtschaftspsychologie vorbehalten ist. Hier greifen die in VEWA hinterlegten Informationen zum Status. Über den Login-Button auf eventHOS können sich die Student*innen und Lehrenden mit Hochschulkennung über ein „Single Sign On“ anmelden. In diesem geschlossenen Bereich werden weitere Seminare angeboten.

Für die Anmeldung in den Bereich der Seminare für Teilnehmende mit Hochschulkennung und für Online-Buchungen in beiden Bereichen kommt die Online-Seminarverwaltung GRÜN eVEWA zum Einsatz.

Die Buchungswebsite eventHOS wurde von giftGRÜN, der Digitalagentur der GRÜN Software Group, mit dem Enterprise CMS TYPO3 erstellt.

Umfangreiche Automatisierung der Seminaranmeldungen

Nach der Anmeldung über eVEWA müssen die Seminarteilnehmer*innen in VEWA weiter verwaltet werden. Für die Hochschule Osnabrück wurden dabei individuelle Workflows implementiert, die einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen.

Wenn sich Teilnehmer*innen zu einem Seminar anmelden, landen diese direkt auf der Teilnehmerliste und bekommen automatisiert eine Rechnung zugeschickt. Bei den Organisationseinheiten, die interne Veranstaltungen anbieten, werden Teilnehmer*innen zunächst auf eine Warteliste gesetzt. Die Zulassung zum Seminar erfolgt nach bekannten und transparenten Auswahlkriterien, die über VEWA gesteuert werden.

Auch gibt es Seminare, bei denen die Teilnehmer*innen über ein Losfahren ermittelt werden. So beispielsweise in der Personalentwicklung, bei der alle Angemeldeten die gleiche Chance auf eine Teilnahme haben sollen. Hierzu wurde in VEWA ein Los-verfahren implementiert, das per Zufallsgenerator die Teilnehmer*innen auslost und anschließend entsprechende Nachrichten an die Teilnehmer*innen und Personen auf der Warteliste bzw. der Absagenliste verschickt.

Weiterer Ausbau der Seminarverwaltung GRÜN VEWA

Die Hochschule Osnabrück plant den Ausbau der Seminarverwaltung und möchte zukünftig komplexere Tagungen über VEWA abbilden. Hierin soll eine leistungsbezogene Abrechnung realisiert werden, sodass auch mehrtätige Tagungen mit Zusatzoptionen wie beispielsweise einem Conference Dinner oder Material abgerechnet werden kann.

"Durch die Einführung von VEWA können die Daten von Teilnehmer*innen datenschutzrechtlich sicher verwaltet werden. Dank der Möglichkeiten im Self-Service von eVEWA können Teilnehmer*innen nun ihre Veranstaltungsdaten eigenständig bearbeiten"

— Philipp Schick
Geschäftsführer der Professional School der Hochschule Osnabrück

Philipp Schickl
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