Digitalisierung und Effizienzsteigerung beim Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V. durch GRÜN VEWA
GRÜN VEWA digitalisiert den Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V.
Seit über zwei Jahrzehnten setzt der Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V. (Steuerring), einer der führenden Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland, auf die Softwarelösungen GRÜN VEWA und eVEWA zur Verwaltung seiner Mitglieder und Berater sowie für das interne Schulungswesen. Diese Software hat sich nicht nur mit der Organisation entwickelt, sondern auch dazu beigetragen, sie wesentlich zu formen. Heute deckt sie alle Kernbereiche einer effizienten Verwaltung für 400.000 Mitglieder und 1.100 Beratungsstellen ab.
Seit über 20 Jahren setzt der Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V. die GRÜN VEWA-Softwarefamilie für die Mitglieder- und Beraterorganisation sowie das interne Schulungswesen ein. Die Software ist mit der Organisation gewachsen und deckt heute alle wesentlichen Bereiche einer erfolgreichen Verwaltung für 400.000 Mitglieder und 1.100 Beratungsstellen in einem der größten Lohnsteuerhilfevereine Deutschlands ab.
Entscheidung für GRÜN VEWA
Vor über zwei Jahrzehnten sah sich der Steuerring einer umfangreichen Herausforderung gegenüber: Die Notwendigkeit einer vereinsweiten IT-Umstellung. Diese Umstellung war nicht nur aufgrund der wachsenden Mitgliederzahlen erforderlich, sondern auch, um eine zukunftsfähige Plattform zu schaffen, die sowohl die zentrale Verwaltung als auch die individuelle Betreuung durch lokale Beratungsstellen unterstützt.
Die besondere Struktur des Steuerrings spielte bei der Konzeption des neuen Softwaresystems eine entscheidende Rolle: Einerseits müssen die zahlreichen Mitglieder von der Hauptverwaltung in Darmstadt aus elektronisch gepflegt werden. Andererseits sollen auch die Berater in den ca. 1.100 Beratungsstellen in ganz Deutschland über die Software verwaltet und abgerechnet werden, inklusive Seminarorganisation, Kommunikation und Korrespondenz, die in der neuen Software transparent abgebildet werden soll.
Die anfängliche Überlegung, eine eigene Softwarelösung zu entwickeln, wurde aufgrund schnell ansteigender Kosten verworfen. Die Lösung fand der Steuerring schließlich auf Fachmesse: „Das Schlüsselerlebnis war die Präsentation von eVEWA auf dem Messestand der GRÜN Software Group“, erinnert sich Ingo Lang, Leiter der IT des Steuerings in Darmstadt. „Uns wurde eine fertige Lösung präsentiert, die die Bereitstellung der Daten für die Außendienstmitarbeiter auf einfachste Weise ermöglicht.“
Berater- und Mitgliederabrechnung über die Mitgliederverwaltung in VEWA
Im Zentrum der digitalen Transformation des Steuerrings steht die optimierte Berater- und Mitgliederabrechnung durch die Einführung der Mitgliederverwaltungssoftware GRÜN VEWA. Diese Technologie ermöglicht es dem Verein, seine umfangreichen Dienstleistungen effizient zu verwalten und gleichzeitig eine transparente, gerechte und automatisierte Abrechnung für Berater und Mitglieder zu gewährleisten.
Herausforderungen der Abrechnung
Vor der Einführung von VEWA stand der Steuerring vor erheblichen Herausforderungen in der Abrechnung. Die Komplexität der Dienstleistungen, von der steuerlichen Beratung über die Erstellung von Steuererklärungen bis hin zu rechtlichen Auseinandersetzungen, erforderte ein flexibles und leistungsfähiges System. Zusätzlich variierten die Bedürfnisse und Anforderungen der über 1.100 Berater sowie der 400.000 Mitglieder stark, was eine individuelle und zugleich effiziente Verwaltung komplizierte.
Lösungsansatz durch die Mitgliederverwaltung GRÜN VEWA
Die Implementierung von GRÜN VEWA brachte eine umfassende Lösung für diese Herausforderungen. Die Software wurde speziell für die Bedürfnisse von Vereinen und Verbänden entwickelt und bot ideale Voraussetzungen für die komplexe Verwaltung von Mitgliederdaten und die Durchführung von Berater- und Mitgliederabrechnungen.
- Automatisierte Abrechnung: VEWA ermöglicht eine automatisierte Abrechnung der Beratervorschussvergütungen sowie der Mitgliederbeiträge. Durch die Integration eines speziell dafür entwickelten Abrechnungsmoduls werden die monatlichen und jährlichen Abrechnungsprozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt.
- Flexibles Mitgliederwesen: Die Software unterstützt die differenzierte Verwaltung von Mitgliederdaten, einschließlich der Erfassung und Aktualisierung persönlicher Informationen, Beitritts- und Kündigungsprozesse sowie die Verwaltung von Beiträgen und Leistungen.
- Transparente Kommunikation: Sämtliche für die Abrechnung relevanten Daten und Informationen werden transparent in VEWA erfasst und sind für autorisierte Berater und Mitarbeiter zugänglich. Die Kommunikation zwischen Mitgliedern, Beratern und der Hauptverwaltung erfolgt online über die Plattform, was den Informationsfluss verbessert und Missverständnisse reduziert.
- Anpassungsfähigkeit: VEWA zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus, die es ermöglicht, die Software an die spezifischen Anforderungen des Steuerrings anzupassen. Neue Funktionen und Module können integriert werden, um auf Veränderungen in den Prozessen oder im Umfeld reagieren zu können.
Umfassendes Online-Seminarwesen
Mit der Einführung der GRÜN VEWA Software wurde ein umfassendes Online-Seminarwesen implementiert, das die Planung, Durchführung und Verwaltung von Bildungsangeboten revolutioniert hat. Dieses Kapitel beleuchtet, wie VEWA die Seminarorganisation des Steuerrings effizienter, zugänglicher und flexibler gestaltet hat.
Herausforderungen im Seminarwesen
Vor der Einführung von VEWA sah sich der Steuerring mit verschiedenen Herausforderungen im Seminarwesen konfrontiert, darunter die komplexe Verwaltung von Seminaranmeldungen, die Koordination von Veranstaltungsorten und -terminen sowie die Bereitstellung von Lehrmaterialien. Zudem erforderte die wachsende Zahl an Mitgliedern und die geografische Verteilung der Beratungsstellen eine flexible Lösung, um Bildungsangebote breit zugänglich zu machen.
VEWA als Lösung für das Online-Seminarwesen
Die Einführung von GRÜN VEWA bot eine umfassende Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Digitalisierung des Seminarwesens wurden zahlreiche Prozesse automatisiert und vereinfacht:
- Online-Anmeldesystem: Mitglieder können sich über eine benutzerfreundliche Schnittstelle einfach für Seminare anmelden. Das System automatisiert die Erfassung von Teilnehmerdaten und vereinfacht die Seminarorganisation.
- Verwaltung von Seminarinhalten: VEWA ermöglicht die zentrale Verwaltung von Seminarinhalten, einschließlich Lehrmaterialien und Zeitplänen. Dies erleichtert die Aktualisierung von Informationen und die Bereitstellung von Materialien für Teilnehmer und Dozenten.
- Teilnehmermanagement: Das System bietet umfangreiche Funktionen für das Teilnehmermanagement, von der Registrierung bis zur Nachbereitung. Automatisierte Erinnerungen und Feedbackumfragen verbessern die Teilnehmererfahrung und sammeln wertvolle Einsichten für die Weiterentwicklung des Seminarangebots.
- Statistiken und Berichte: VEWA generiert detaillierte Statistiken und Berichte, die eine effektive Analyse der Seminarteilnahme und der Teilnehmerzufriedenheit ermöglichen. Diese Daten unterstützen die kontinuierliche Verbesserung des Bildungsangebots.
Intelligente Schnittstellen zu VEWA
Die Integration von GRÜN VEWA, insbesondere mit der ELSTER-Schnittstelle, hat die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen des Steuerrings deutlich verbessert. Vor VEWA war der Austausch kritischer Daten, wie Steuerinformationen und die Abrechnung von Honoraren und Beiträgen, eine große Herausforderung. VEWA löste dies durch intelligente Schnittstellen, die einen sicheren und nahtlosen Datenfluss zwischen dem Steuerring und externen Systemen ermöglichen, effizient und fehlerfrei.
- ELSTER-Schnittstelle: Eine der Schlüsselinnovationen ist die Integration einer Schnittstelle zum ELSTER-System der Finanzverwaltung. Diese ermöglicht eine direkte und sichere Übermittlung von Steuerdaten, was den Steuererklärungsprozess für Mitglieder erheblich vereinfacht und beschleunigt.
- Automatisierung der Datenverarbeitung: Durch die Verwendung von Schnittstellen zu spezialisierter Steuersoftware, wie „Steuersoft“ oder „Fiskus“, kann der Steuerring die aus den Steuererklärungen resultierenden Beraterhonorare und Mitgliedsbeiträge automatisch berechnen und verarbeiten.
- Integration mit Partnerdiensten: Die intelligenten Schnittstellen erlauben auch die Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen, Förderungs- und Interessensgesellschaften sowie Bonitätsauskunftsdiensten. Dadurch kann der Steuerring relevante Daten effizient austauschen und seinen Mitgliedern zusätzliche Services anbieten.
Bewerbermanagement mit GRÜN VEWA
Der Steuerring hat sein Bewerbermanagement durch die Einführung von GRÜN VEWA entscheidend verbessert, indem der gesamte Rekrutierungsprozess digitalisiert wurde. Vor VEWA erforderte die Bewerberverwaltung und -auswahl viel Zeit und Ressourcen. Jetzt ermöglicht VEWA das Online-Einreichen von Bewerbungen und effizientes Management von Bewerberprofilen, was den Prozess deutlich vereinfacht. Automatisierte Workflows optimieren zusätzlich die Bewerbungsbearbeitung und Kommunikation.
Digitalisierung von Dokumentenprozesse
Mit GRÜN VEWA hat der Steuerring seine Dokumentenprozesse erfolgreich digitalisiert, was zu einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs und zu gesteigerter Effizienz führte. Die Einführung der elektronischen Unterschrift und Cloud-Speicherung revolutioniert die Handhabung von Dokumenten, indem sie eine flexible und umweltfreundliche Alternative zum Papierdokument bietet. Diese Innovation erlaubt es Mitgliedern und Beratern, Dokumente jederzeit und überall zu bearbeiten, was die Bearbeitungszeit deutlich reduziert und die Zufriedenheit steigert. Die digitale Archivierung verbessert zudem Datenverwaltung und -sicherheit. Somit leistet die Digitalisierung der Dokumentenprozesse einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltungsarbeit des Steuerrings und fördert den Umweltschutz.
Die Digitalisierung der Kommunikation mit den Mitgliedern hat beim Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V. (Steuerring) eine zentrale Rolle in der strategischen Neuausrichtung der Mitgliederinteraktion gespielt. Durch den Einsatz von GRÜN VEWA konnte der Verein einen bedeutenden Schritt in Richtung einer effizienteren, direkteren und zielgerichteteren Kommunikation mit seinen Mitgliedern machen. Diese Entwicklung ermöglicht es dem Steuerring, Mitgliederinformationen zeitnah und sicher zu übermitteln, was die Transparenz und das Vertrauensverhältnis zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern erheblich stärkt.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser digitalen Kommunikationsstrategie ist der Einsatz von E-Mail-Newslettern, personalisierten Benachrichtigungen und einem Mitgliederportal. Diese Tools ermöglichen eine kontinuierliche und themenspezifische Information der Mitglieder über aktuelle Entwicklungen, Änderungen im Steuerrecht und bevorstehende Veranstaltungen. Zudem erleichtert das Mitgliederportal den Zugriff auf persönliche Dokumente, den Status der Steuererklärung und ermöglicht eine direkte Interaktion mit Beratern.
Die Umstellung auf digitale Kommunikationskanäle hat nicht nur zu einer Beschleunigung und Vereinfachung des Informationsaustauschs geführt, sondern auch den administrativen Aufwand und die damit verbundenen Kosten für den Verein signifikant reduziert. Darüber hinaus unterstützt diese Initiative den ökologischen Gedanken durch den verringerten Einsatz von Papier.
Durch die Digitalisierung der Kommunikationsprozesse mit GRÜN VEWA hat der Steuerring eine moderne, flexible und umweltbewusste Lösung etabliert, die den Bedürfnissen seiner Mitglieder entspricht und zugleich die interne Effizienz steigert. Diese Entwicklung markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation des Steuerrings und trägt maßgeblich zur Steigerung der Mitgliederzufriedenheit und -bindung bei.
Entwicklung einer App
Die vom Steuerring in Kooperation mit giftGRÜN entwickelte App digitalisiert und personalisiert Mitgliederdienste, bietet direkten Zugriff auf Steuerdaten und vereinfacht die Kommunikation. Nutzer können ihre Daten verwalten, Termine buchen und auf Steuertipps zugreifen. Sicherheitsmaßnahmen schützen sensible Informationen. Die App, Teil der Digitalisierungsstrategie des Vereins, verbessert Servicequalität und Mitgliederbindung. Sie markiert einen Meilenstein in der digitalen Transformation des Steuerrings und zeigt dessen Fokus auf moderne, benutzerfreundliche Technologien.
"Die Individualisierungsmöglichkeiten haben es uns erlaubt, im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Erweiterungen zu erstellen und Optimierungen unserer Prozesse durchzuführen. “
— Ingo Lang, Leiter der IT des Steuerrings in Darmstadt
