Smarte Synergien: eVEWA in der Plattform Südwissen.de integriert

Mit der Plattform Suedwissen.de betreibt die Geschäftsstelle SÜDWISSEN die landesweite Plattform für berufsbegleitende Weiterbildung von und an Hochschulen in Baden-Württemberg. Auf Suedwissen.de stellen alle 48 staatlichen Hochschulen ihre Angebote auf einer zentralen Plattform ein, machen sie sichtbar und ermöglichen Anfragen und Buchungen über einen durchgängig digitalen Prozess. Aktuell umfasst das Portal über 1.000 Weiterbildungen, die in Echtzeit gepflegt und veröffentlicht werden. Ein Herzstück des operativen Betriebs soll das Seminar- und Teilnehmenden-Management mit GRÜN eVEWA werden, das Datenqualität, Prozesseffizienz und Skalierbarkeit sicherstellt.

Die Hochschulen als Akteure der Weiterbildungsoffensive der Landes Baden-Württemberg

Die Geschichte von SÜDWISSEN begann 2016 mit dem Projekt „Weiter in Südbaden“. Zusammen mit der Hochschule Furtwangen entwickelte die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg die Marke SÜDWISSEN und baute die erste Version der Plattform suedwissen.de auf, die 2020 gelauncht wurde. Acht Hochschulen aus Südbaden waren daran beteiligt. Allerdings gab es für diese noch kein zugängliches Backend, die Weiterbildungen wurden durch die Projektmitarbeitenden eingepflegt.

Am 9. Februar 2021 beschloss die Landesregierung von Baden-Württemberg die ressortübergreifende Weiterbildungsoffensive WEITER.mit.BILDUNG@BW. Ein Bestandteil dieses Programms war das Projekt Hochschulweiterbildung@BW. Mit diesem unterstützte das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) die staatlichen Hochschulen des Landes Baden-Württembergs bei der Weiterentwicklung von Strukturen, die helfen sollen, neue Qualifizierungsprogramme nachfrageorientiert am Markt zu etablieren. An dem Projekt „Hochschulweiterbildung@BW“ nahmen die 48 staatlichen Universitäten, Hochschulen für angewandte Wissenschaften, Pädagogische Hochschulen, Musikhochschulen sowie Akademien mit ihren wissenschaftlichen und künstlerischen Weiterbildungen teil.

Die Universität Freiburg wurde durch das MWK mit der Steuerung und Koordination des Gesamtvorhabens beauftragt. Ziel des Projekts war es, die Plattform Südwissen.de bedarfsorientiert (weiter-) zu entwickeln, auf der die Weiterbildungsangebote der beteiligten Hochschulen gemeinsam beworben und angeboten werden und Interessierte sich bewerben beziehungsweise Angebote direkt buchen können. Darüber hinaus wurde eine landesweite Dachmarke für die Weiterbildung an Hochschulen entwickelt und mit einer groß angelegten Kampagne in breitem Media-Mix mit Fokus auf Online-Marketing beworben.

Software für das Weiterbildungsverwaltung und das Teilnehmendenmanagement

Der Projektauftrag machte eine technische Neuausrichtung von Südwissen.de notwendig. Daher wurde eine zentrale, moderne und mandantenfähige Lösung für den operativen Betrieb der Weiterbildungsverwaltung und Teilnehmendenmanagement gesucht. Die Wahl fiel nach Ausschreibung auf die Seminarverwaltung GRÜN VEWA der GRÜN Software Group, die sowohl die heterogenen Strukturen der Hochschulen als auch die Anforderungen an eine landesweite Plattform abbilden kann.

Suedwissen.de sorgt damit nicht nur für Sichtbarkeit, sondern auch für strukturiertes Datenmanagement – ein wesentlicher Erfolgsgarant bei über 1.000 kontinuierlich aktualisierten Weiterbildungsangeboten.

Das Projekt Hochschulweiterbildung@BW endete 2024. Um die Erfolge nachhaltig zu sichern, wurden im Staatshaushaltsplan des Landes Baden-Württemberg für 2025/26 erstmals strukturelle Mittel bereitgestellt. Zudem sichern die 48 staatlichen Hochschulen in Baden-Württemberg in einem Kooperationsvertrag zu, im „Netzwerk Südwissen“ die Sichtbarkeit der Weiterbildungsangebote der Hochschulen weiter zu erhöhen, die Rahmenbedingungen für Weiterbildung an den Hochschulen zu verbessern, die Öffentlichkeitsarbeit der beteiligten Hochschulen und Einrichtungen zu stärken, gemeinsam in einem Netzwerk an der Stärkung der wissenschaftlichen und künstlerischen Weiterbildung zu arbeiten sowie die Hochschulen bei der hochschulübergreifenden Entwicklung von Angeboten zu unterstützen. Die Geschäftsstelle SÜDWISSEN, angesiedelt bei der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, übernimmt die administrative Koordination von Plattform und Netzwerk und unterstützt das Matching von Hochschulen mit Wirtschaft und Gesellschaft für die Entwicklung neuer Angebote.

Moderner Zugang: KI-Empfehlung, Filtersystem und nahtlose Buchung über die Seminarverwaltung eVEWA

Die Nutzerfreundlichkeit der Plattform wurde im Zuge der Modernisierung stark ausgebaut. Ziel war es, Weiterbildungsinteressierten nicht nur Informationen bereitzustellen, sondern eine schnelle, intuitive Navigation durch das vielfältige Angebot zu ermöglichen. Johanna Kranich, Senior Product Owner bei SÜDWISSEN, bringt diesen Ansatz treffend auf den Punkt: „Bei SÜDWISSEN müssen Sie nicht lange suchen – denn hier werden Sie vor allem eines: finden. Nur vier Fragen im KI-Empfehlungstool beantworten und direkt passende Vorschläge erhalten.“ Die Startseite bietet einen zentralen Auswahleinstieg, ergänzt durch Kategorien, Filter und eine Vorschauansicht für einzelne Weiterbildungen. Klickt eine Nutzerin oder ein Nutzer auf „Alle Details“, werden die Inhalte direkt aus der Seminarverwaltung eVEWA geladen. Dazu gehören Weiterbildungsbeschreibungen, Termine, Ansprechpersonen, Kosten sowie digitale Dokumente.

Der anschließende Anmeldeworkflow ist als nahtloser Systemübergang konzipiert. Obwohl der Check-out technisch bereits vollständig in der GRÜN-WebApp stattfindet, bleibt der visuelle Stil der Plattform erhalten. Dadurch merken Nutzerinnen und Nutzer nicht, dass sie die Oberfläche wechseln. Nach Abschluss der Buchung fließen die Daten in Echtzeit zurück in die Seminarverwaltung VEWA und stehen der jeweiligen Hochschule sofort zur Weiterverarbeitung bereit.

Individuelle Anpassungen: Mandantenmodell und effiziente Datenerfassung

Die Zusammenarbeit zwischen SÜDWISSEN und der GRÜN Software Group zielte darauf ab, die Seminarverwaltung für ein Netzwerk mit 48 Hochschulen optimal zu strukturieren. Jede Hochschule erhält eine eigene Gliederung innerhalb der eVEWA-Installation und sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Die Benutzerverwaltung erfolgt autonom, wodurch Verantwortlichkeiten klar bleiben und Datenschutzanforderungen erfüllt werden.

Zentral für die Datenlogik ist das zweistufige Produkt-/Angebotsmodell. Es trennt dauerhafte Stammdaten („Produkte“) von variablen Durchführungsdetails („Angebote“). Damit können Hochschulen ihre Weiterbildungen effizient pflegen und Fehler durch Kopieren oder Mehrfacheingaben vermeiden. Ein Produkt kann dauerhaft sichtbar sein, während die buchbaren Angebote automatisch ein- oder ausgeblendet werden, abhängig von Anmeldefristen und Terminen.

Um die Dateneingabe zusätzlich zu beschleunigen, wurde ein Onepager entwickelt. Er erlaubt die Anlage oder Aktualisierung eines Angebots mit wenigen Kernparametern wie Termin, Anmeldefrist und Preis. Für ein Netzwerk dieser Größe ist dieser Prozess ein wesentlicher Effizienzbaustein. Johanna Kranich fasst das Ergebnis: „Wir sind sehr zufrieden mit der Umsetzung und der Zuverlässigkeit von eVEWA. Die Zusammenarbeit mit GRÜN war hervorragend – wir konnten alle Anforderungen gemeinsam strukturiert und zügig umsetzen.“

Ergebnis und Ausblick: eVEWA als zentrale Seminarverwaltung für Baden-Württemberg

Durch die Integration der Seminarverwaltung VEWA in Südwissen.de wurde die wissenschaftliche Weiterbildung in Baden-Württemberg digitalisiert, strukturiert und nachhaltig professionalisiert. Hochschulen profitieren von klaren Prozessen, reduzierter Pflegearbeit und hoher Flexibilität. Interessierte erhalten ein modernes Nutzererlebnis mit KI-Unterstützung und nahtloser Buchung.

Die nächsten Schritte sind bereits gestartet: Die Finalisierung des Teilnehmermanagements und die Einführung eines Angebotsdatenimports werden die Arbeit der Hochschulen weiter vereinfachen. Südwissen.de entwickelt sich damit konsequent zu einer der modernsten Weiterbildungsplattformen im deutschsprachigen Raum – mit der Seminarverwaltung eVEWA als stabilem Fundament.