GRÜN ZICOM digitalisiert Zeiterfassung bei der WOGE

Die WOGE Wohnungs-Genossenschaft Kiel eG wurde 1926 als Postverein Kiel eG gegründet, seit 1996 existiert die WOGE unter dem heutigen Unternehmensnamen. Die Genossenschaft bewirtschaftet über 2.300 Wohneinheiten in 11 Städten in ganz Schleswig-Holstein und verfügt über eine Gemeinschaft über 3.800 Mitgliedern. Der Vorteil dieser Genossenschaft gegenüber üblichen Mietverhältnissen ist der Mitgliederstatus. Mitglieder haben Geschäftsanteile am Unternehmen erworben und können dadurch an Mitgliederversammlungen teilnehmen und bei der Geschäftstätigkeit des Unternehmens mitwirken. Dadurch erhalten die Mitglieder der WOGE unteranderem Einfluss auf Entscheidungen für Instandhaltung, Modernisierung und Bauten von neuen Wohneinheiten.

Mit GRÜN eZICOM zur digitalen Zeiterfassung

GRÜN ZICOM ist die eine Zeiterfassungs-Software der GRÜN Software Group GmbH zum Buchen, Planen und verarbeiten von Arbeitszeiten. Die WOGE Wohnungs-Genossenschaft setzt schon seit vielen Jahren die internetbasierte Variante GRÜN eZICOM zur Online-Zeiterfassung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein.

Das wichtigste Kriterium für die WOGE stellt dabei die Möglichkeit einer rein Software-basierten Lösung dar. Anstelle von Terminals zum Buchen der Arbeitszeiten können alle Verwaltungsprozesse der Zeitwirtschaft digital von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt werden. Besonders seit der Corona-Pandemie, in der das Arbeiten aus dem Mobile-Office immer wichtiger geworden, ist GRÜN eZICOM der Wohnungs-Genossenschaft zu Gute gekommen: „Gerade in der jetzigen Zeit ist es ein großer Vorteil, denn viele Kolleginnen und Kollegen sind im Mobile-Office und können über eZICOM ganz einfach von Zuhause alle Arbeitszeiten buchen“, berichtet Anke Gillmann, Verwaltungsmitarbeiterin der WOGE.

Optimierter Workflow für Urlaubsanträge

Über GRÜN eZICOM können neben den Daten zur Zeiterfassung ebenfalls Urlaubsanträge aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingereicht und verwaltet werden. Die Wohnungs-Genossenschaft WOGE hat für ihre Urlaubsanträge einen individuellen Workflow in GRÜN eZICOM implementiert. Immer zum Ende des Jahres wird für das kommende Jahr der Urlaub geplant. Anschließend werden die Ergebnisse in den Planungsassistenten in GRÜN eZICOM eingepflegt und dem Vorstand als Überblick zur Verfügung gestellt. Das verschafft der Genossenschaft und ihren Mitarbeitern einige Vorteile: „Es ist von Vorteil, dass schon im Vorfeld geregelt ist, wer wann Urlaub hat und man sich so untereinander mit den Kollegen absprechen kann, auch bezüglich der Vertretungssituation“, erklärt Anke Gillmann. Im laufenden Jahr werden die endgültigen Urlaubsanträge dann ebenfalls über GRÜN eZICOM beim Vorstand eingereicht und in einem Kalender dem geplanten Urlaub gegenübergestellt. Dadurch können Abweichungen von Planung und Anträgen sofort erkannt werden.

Individual Einstellungen in GRÜN eZICOM

GRÜN eZICOM bietet viele Möglichkeiten, die Zeiterfassung optimal an die internen Bedürfnisse der WOGE anzupassen. „Das ist ja das Schöne, dass wenn man einen Wunsch hat oder etwas neu dazu kommt, man es in eZICOM einrichten kann und beispielsweise Abwesenheitsgründe individuell erstellen kann. So haben wir dann zum Beispiel „Quarantäne“ neu als Buchungsstatus der Abwesenheit mit reingenommen“, erläutert Anke Gillmann. „Und auch das alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber Korrekturanträge bei Fehlbuchungen online einreichen können, finde ich sehr hilfreich.“ Die WOGE bietet allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine breite Palette an Arbeitszeitenmodellen, die neben den Kernarbeitszeiten alle in GRÜN eZICOM hinterlegt sind. Um da den Überblick zu behalten, nutzt die WOGE regelmäßig die Statistiken und Auswertungen in GRÜN eZICOM. Auch Abwesenheiten und Abweichungen der Arbeitszeiten werden monatlich über Auswertungsfunktionen nachvollzogen und überprüft.