VEWA als Seminarverwaltung bei info-Steuerseminar

VEWA digitalisiert die Seminarverwaltung bei der info-Steuerseminar GmbH. Umfangreiche Preisstaffelungen von Kanzleien und deren Kooperationspartner. VEWA als Controlling-Instrument für die Geschäftsleitung zur Optimierung der Kostenseite.

Die info-Steuerseminar GmbH ist eine Bildungseinrichtung und bietet seit 1988 vielfältige Fort- und Ausbildung auf dem Gebiet des Steuerrechts an. Zielgruppe der Fort- und Ausbildungen sind Mitarbeitende in Steuerkanzleien wie beispielsweise Steuerberatende oder Steuerfachangestellte, denen die info-Steuerseminar Arbeitskreise und Seminare anbietet, um sich fortzubilden und im Steuerrecht immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Der Hauptsitz der info-Steuerseminar GmbH ist in Düsseldorf.

Das Fort- und Ausbildungsangebot von info-Steuerseminar umfasst hauptsächlich Arbeitskreise, die derzeit in ausgewählten Standorten in Nordrhein-Westfalen (NRW) angeboten werden. Über 60 Arbeitskreise werden in 17 verschiedenen Städten innerhalb von NRW angeboten. Zu diesen Arbeitskreisen melden sich bis zu 60 Teilnehmende an. Neben den Arbeitskreisen werden zudem Seminare angeboten. Hierzu zählen Tagesseminare in Präsenzform, Online-Seminare, Repetitorien, Inhouse-Schulungen, Wochenendseminare oder Mandantenschulungen.

Die Themenbereiche umfassen dabei stets ausgewählte Schwerpunkte, die für die Teilnehmenden sowohl aus theoretischer Sicht als auch für die Praxis relevant sind. Das von info-Steuerseminar hoch qualifizierte Dozententeam vermittelt dabei steuerliches Fachwissen.

In der Summe richtet info-Steuerseminar jedes Jahr rund 1.000 Veranstaltungen aus. Ein Großteil der Veranstaltungen sind dabei die Arbeitskreise, zu denen Veranstaltungsorte in ganz NRW, Referenten und Equipment gebucht werden müssen. Auch müssen natürlich Dokumente wie Teilnahmebestätigungen, Anwesenheitslisten sowie ein- und ausgehende Rechnungen gemanagt werden.

Die Veranstaltungen wurden zunächst über eine selber erstellte Individual-Lösung gemanagt. „Durch die steigenden Anforderungen an ein Seminarmanagement stießen wir an Grenzen, da die Individual-Lösung nur bedingt an unsere dynamischen Prozesse angepasst werden konnte“, begründet Anne-Wiebke Bergmeister, Geschäftsführerin bei info-Steuerseminar GmbH, den Entschluss, eine professionelle Seminarverwaltung einzuführen. Denn neben der Individual-Lösung gab es noch die Website zur Buchung der Veranstaltungen mit eigenen Kundenkonto, sodass zwei Portale mit teilweise redundanten Daten gepflegt werden mussten. Auch mussten Rechnungen manuell erstellt werden, was bei der steigenden Anzahl an Veranstaltungen einen enormen Aufwand bedeutete.

Nachdem sich Bergmeister rund 10 Software-Lösungen angesehen hatte, fiel die Entscheidung letztlich auf die Seminarverwaltung GRÜN VEWA. „GRÜN hatte das beste Gesamtpaket. Denn uns war es wichtig, einen Partner zu gewinnen, der uns bei der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse unterstützt und gleichzeitig in einer Gesamtlösung eine Verbindung der Seminarverwaltung zum Internet herstellt“, nennt Bergmeister als Entscheidungsgrund.

VEWA managt nun alle Veranstaltung bei der info-Steuerseminar: Von der Anlage der Arbeitskreise und der Seminare über das umfangreiche Buchungs- und Teilnahmemanagement bis zur Dozenten- und Equipment-Verwaltung.

Ein Großteil der angebotenen Veranstaltungen bei der info-Steuerseminar sind Arbeitskreise. Das Besondere bei der Verwaltung dieser Arbeitskreise sind die umfangreichen Preisstaffelungen. Bei der Anlage des Seminars wird in VEWA die Standard-Gebühr für die Teilnahme an einem Arbeitskreis hinterlegt. VEWA berechnet anschließend automatisch nach vordefinierten Kriterien die verschiedenen Preisstaffelungen automatisch.

Sobald eine Kanzlei die Teilnahme an einem Arbeitskreis bucht, erhalten alle Mitarbeitenden dieser Kanzlei für das aktuelle Kalenderjahr eine ermäßigte Gebühr. Doch nicht nur die Mitarbeitenden der Kanzlei erhalten diesen Rabatt. In VEWA können am Datensatz der Kanzlei beliebig viele Beziehungen zu weiteren Kooperationspartner hinterlegt werden. Die Mitarbeitenden dieser Kooperationspartner erhalten ebenfalls die rabattierten Preise. Das heißt, dass Rabatte sowohl an Mitarbeitende der eigenen Kanzlei als auch die Mitarbeitenden von Kooperationspartner über das Beziehungsmanagement weitergegeben werden.

Neben den Preisstaffelungen spielen Mengenrabatte bei den Arbeitskreisen eine wichtige Rolle: Ab der vierten Buchung innerhalb eines Jahres und innerhalb einer Veranstaltungskategorie erhalten die Teilnehmenden einen Rabatt auf die gebuchten Veranstaltungen. Wer mehr als sieben Seminare bucht, erhält nochmals einen höheren Rabatt, sodass info-Steuerseminar bis zu 10 verschiedene Preise für eine Arbeitskreise und Seminare in VEWA hinterlegt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kommunikation der info-Steuerseminar mit den Teilnehmenden. Neben der Buchungsbestätigung erhalten die Teilnehmenden der Arbeitskreise einen weiteren Anhang, der alle einzelnen Termine ihres Arbeitskreises auflistet.

Ein weiterer Aspekt der Digitalisierung: Musste man früher alle Teilnehmenden anrufen, wenn beispielsweise ein Seminar ausfällt, wird nun über VEWA eine Nachricht an die Teilnehmenden verschickt. Diese Nachricht beinhaltet neben der Termin-Absage zudem passende Ausweichtermine in der näheren Umgebung. Natürlich erfolgt auf Wunsch der Teilnehmenden eine Umbuchung.

Das Besondere bei der Kommunikation ist die Unterscheidung der E-Mail-Adressen. Werden die Arbeitskreise oftmals über die Kanzlei gebucht, haben die Steuerberatenden und Steuerfachangestellten auch die Möglichkeit, über privat weitere Veranstaltungen zu buchen – natürlich innerhalb der oben beschriebenen Rabattstaffelungen.

VEWA wird von der Geschäftsleitung der info-Steuerseminar als Controlling-Instrument verwendet. Sämtliche Kosten, die für eine Veranstaltung anfallen, werden geplant und als Soll-Wert in VEWA hinterlegt. Somit weiß man im Voraus, was die Veranstaltung kosten soll. Nach der Veranstaltung werden die tatsächlichen Ist-Kosten für jede Position in VEWA ergänzt. „Dank VEWA können wir die Soll- und die Ist-Kosten im Detail vergleichen. VEWA unterstützt uns im Controlling und ist somit ein wichtiges Planungs- und Entscheidungsinstrument zur Optimierung der Kostenseite“ sagt Bergmeister.

Alle Veranstaltungen, die im Backoffice von GRÜN VEWA angelegt worden sind, können einfach und bequem online gebucht werden. Hier kommt die Online-Seminarverwaltung GRÜN eVEWA zum Einsatz, die über den VEWA-Connector der Website von info-Steuerseminar verbunden ist. Hierüber werden natürlich auch die rabattierten Preise angezeigt, sobald ein Teilnehmender sich auf der Website angemeldet hat.

Die Fort- und Ausbildungsangebote richten sich derzeit primär an Personen mit Vorkenntnissen im Steuerrecht. „Wir wollen unser Angebot weiter ausbauen, sodass wir mehr Teilnehmende über NRW hinaus, also deutschlandweit, erreichen“, nennt Bergmeister als kurzfristiges Ziel. Dafür setzt info-Steuerseminar auf eine Optimierung der eigenen Website und strebt hier eine Optimierung der neuen Website an, um besser in Suchmaschinen wie Google gefunden zu werden.