VEWA als zentrale Software für die Umsetzung des neuen Gesetzes für Pflegeberufe

Das Bundesministerium für Gesundheit hat die Pflegeberufe reformiert. Die bisher im Altenpflegegesetz und im Krankenpflegegesetz getrennt geregelten Pflegeausbildungen werden in einem neuen Pflegeberufegesetz zusammengeführt. Ein Schwerpunkt in diesem neuen Gesetz ist die Finanzierung der Pflegeausbildung, die über Fonds auf Landesebene gesteuert werden. Die Pflegeausbildungsfonds Niedersachsen GmbH setzt zur Umsetzung die GRÜN VEWA-Softwarefamilie ein.

Reform der Pflegeberufe

Die Sicherung einer qualitativen Pflegeversorgung ist eine der gesellschaftspolitisch wichtigen Aufgaben der Zukunft. Die Lebenserwartung der in Deutschland lebenden Menschen steigt und damit nimmt gleichzeitig der Pflege- und Hilfebedarf zu. Daher hat das Bundesministerium für Gesundheit eine Reform für Pflegeberufe erlassen. Dank dieser Reform wird die Ausbildung zur Pflegefachkraft modernisiert und attraktiver gemacht. Betroffen von der Reform ist unter anderem die Finanzierung. Landesfonds sollen die neu ausgerichtete Pflegeausbildung finanzieren.

Die praktische Umsetzung ist Aufgabe der Bundesländer in Deutschland – so auch in Niedersachsen. Das Ministerium für Gesundheit, Soziales und Gleichstellung in Niedersachsen hatte daher 2018 eine Ausschreibung zur Umsetzung der Reform gestartet, die die Niedersächsische Krankenhausgesellschaft e.V. als Vereinigung aller Krankenhäuser in Niedersachsen für sich entscheiden konnte. Die Krankenhausgesellschaft wiederum hat mit der Pflegeausbildungsfonds Niedersachsen GmbH eine Tochtergesellschaft gegründet, die vom Ministerium für Gesundheit, Soziales und Gleichstellung beliehen wurde,  für die finanzielle Umsetzung des neuen Pflegeberufegesetzes zu sorgen.

Rund 3.800 Gesundheitseinrichtungen in Niedersachsen

In Niedersachsen gibt es rund 3.600 Pflegeeinrichtungen, zu denen Krankenhäuser sowie ambulante und stationäre Pflegedienste zählen. Des Weiteren kommen ca. 190 Pflegeschulen zu diesen Einrichtungen dazu.

Alle Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser müssen auf Basis des neuen Gesetzes in den Fonds einzahlen. Die Höhe der Einzahlungen ist von vielen Faktoren abhängig – beispielsweise von der Größe der Pflegeeinrichtung, der Personalkosten oder von der Anzahl der Auszubildenden.

Für das Jahr 2021 hat dieser Fonds ein Gesamtvolumen von über 260 Millionen Euro. Aus diesem Fonds werden Ausgleichzahlungen an Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Pflegeschulen ausgeschüttet, die neue Auszubildende einstellen. Wie hoch die Ausgleichzahlung ist, hängt von rund 50 Faktoren ab, die teilweise auch abhängig von einander sind. Die Brutto-Personalkosten in den Pflegeeinrichtungen sind ebenso relevant wie der Umfang der Ausbildung, also ob diese in Voll- oder Teilzeit stattfindet. Zur Ermittlung der Ausbildungskosten in den Pflegeschulen ist unter anderem auch der akademische Abschluss der Lehrer relevant.

Implementierung einer Software

260 Millionen Euro in einem Fonds für rund 3.800 Einrichtungen, Einzahlungen und Auszahlungen gekoppelt an viele Faktoren – ohne Software nicht realisierbar. Dieser Meinung war auch Peter van den Engel, stellvertretender Geschäftsführer der Pflegeausbildungsfonds Niedersachsen GmbH.

Herr van den Engel besuchte aus diesem Grund eine Fachmesse für Softwareanbieter, auf der die GRÜN Software Group ebenfalls als Aussteller war. Nach einem Gespräch mit Herrn van den Engel konnte er sich die GRÜN Software Group als Partner vorstellen, da GRÜN zu den Marktführern für Lösungen zur Mitgliederverwaltung in Deutschland zählt und insbesondere komplexe Zusatzprozesse flexibel abbilden kann. Daher wurde der Kontakt zwischen der GRÜN Software Group und der Pflegeausbildungsfond Niedersachsen GmbH intensiviert.

Die Pflegeausbildungsfond Niedersachsen GmbH kam zudem in Kontakt mit einem weiteren Bundesland, das ebenfalls nach einer passenden Softwarelösung suchte. Daher fiel die Entscheidung relativ schnell auf die GRÜN VEWA-Softwarefamilie. Auf internen Treffen der Länder hat Niedersachsen zudem VEWA vorgestellt und konnte letztlich noch drei weitere Bundesländer davon überzeugen, ebenfalls VEWA zur Verwaltung der Pflegeeinrichtungen und des Fonds einzusetzen. Der Vorteil für alle: Hohe Kosteneinsparungen, da viele Prozesse, die über ein Customizing durch GRÜN realisiert wurden, von jedem Bundesland nur anteilig bezahlt wurden.

VEWA als Mitgliederverwaltung

Die GRÜN VEWA-Softwarefamilie wurde erfolgreich bei der Pflegeausbildungsfond Niedersachsen GmbH eingeführt. GRÜN VEWA kommt als Backoffice Software beim Pflegeausbildungsfond Niedersachsen zum Einsatz. Hier wurden in einem ersten Schritt die 3.800 Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Pflegeschulen als Mitglieder angelegt. Zudem wurde ein Internet-Zugang zur Community der Online-Mitgliederverwaltung eVEWA angelegt, über den die Einrichtungen relevante Daten und den Bedarf an Auszubildenden hinterlegen können.

Auf Basis der gemeldeten Daten berechnet VEWA die Ausgleichszahlungen, die alle ausbildenden Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Pflegeschulen aus dem Fonds erhalten. Die komplexe und aufwendige Berechnung wurde in VEWA komplett digitalisiert und automatisiert. Die berechneten Werte für die Ausgleichszahlungen werden über eine Schnittstelle von VEWA an das interoperabel angebundene Rechnungswesen übertragen. Dort erfolgt die entsprechende Buchung. Das gleiche Prinzip wird hinsichtlich der Umlagebeträge genutzt.

Umfangreiches Customizing aufgrund von Gesetzesänderungen

Da das Bundesgesetz auf vielen Ebenen Regelungen auf Länderebene ermöglicht hat, resultierten daraus neue Anforderung an die Software, die kurzfristig und agil umgesetzt werden mussten. Als Beispiel seien hier die individuellen auf länderebene sehr unterschiedlichen Differenzierungskriterien der Finanzierungspauschalen erwähnt, die von GRÜN ad hoc realisiert werden mussten.

Weiterer Ausbau

Beim Pflegeausbildungsfond Niedersachsen sind bereits viele ergänzende Funktionen in VEWA geplant: Neben einer Liquiditätsprüfung befindet sich aktuell die Umsetzung des gesetzlich vorgegebenen Spitzausgleichs in der Bearbeitung. Auch sollen umfangreiche Statistiken in VEWA erzeugt werden, die für das statistische Landesamt relevant sind.