Die VEWA-Softwarefamilie kommt als Seminarverwaltung der Caritas im Erzbistum Köln zum Einsatz.
Die Caritas im Erzbistum Köln, ein führender Anbieter sozialer Dienstleistungen in Deutschland, hat sich der digitalen Transformation seiner Bildungsangebote verschrieben. Hierbei kommt die GRÜN VEWA-Softwarefamilie als zentrale Seminarverwaltung zum Einsatz. Schnittstellen zum LMS Moodle und zur Finanzbuchhaltung Diamant. Hoher Grad an Automatisierung.
Die Caritas im Erzbistum Köln repräsentiert als Teil des größten privaten Arbeitgebers in Deutschland ein Netzwerk lokaler, örtlicher Organisationen, die sich um eine breite Palette sozialer Dienstleistungen kümmern. Der Dachverband bietet unter der Marke CaritasCampus umfangreiche Fortbildungsprogramme an, die sich an Mitarbeitende in sozialen Berufen richten, darunter in Kitas, Jugendhilfe, Altenhilfe und Behindertenhilfe. Mit über 1.000 Veranstaltungen pro Jahr und einer Teilnehmendenzahl, die weit in den fünfstelligen Bereich reicht, steht die Caritas vor der Herausforderung, eine effiziente und flexible Bildungsarbeit zu leisten.
GRÜN VEWA-Softwarefamilie als zentrale Seminarverwaltung
Die Seminarverwaltung GRÜN VEWA ist die zentrale Lösung zur effizienten Verwaltung und Organisation aller Bildungsangebote der Caritas im Erzbistum Köln. „Die Entscheidung für VEWA war ein entscheidender Schritt nach vorne, nicht nur in Bezug auf die Verwaltung und Organisation unserer Seminare, sondern auch in Hinblick auf die Effizienzsteigerung und Automatisierung unserer Prozesse“ sagt, Markus Linden-Lützenkirchen, Leiter Abteilung Fort- und Weiterbildung beim Diözesan-Caritasverband für das Erzbistum Köln e.V..
Seminarverwaltung GRÜN VEWA
GRÜN VEWA dient als zentrale Plattform zur Verwaltung aller Seminardaten. Darunter fallen Informationen zu Seminarangeboten, Veranstaltungsorten, zur Teilnehmerverwaltung und zum Dozentenmanagement. Mit VEWA legt die Caritas sämtliche Seminare an, verarbeitet Anmeldungen, kommuniziert mit Teilnehmern und erstellt die Abrechnungen. Die Seminarverwaltung ermöglicht es, die umfangreichen Daten effizient zu organisieren und jederzeit aktuellen Zugriff auf notwendige Informationen zu haben. So kann die Caritas personalisierte Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozenten führen, was die Verwaltung erheblich vereinfacht.
Buchungen im Internet über die Online-Seminarverwaltung GRÜN eVEWA
Alle Seminare, die im VEWA angelegt werden, werden im CaritasCampus veröffentlicht. Hier kommt die Online-Seminarverwaltung GRÜN eVEWA zum Einsatz. Dies ermöglicht es den Teilnehmenden, sich jederzeit und von überall für Kurse anzumelden. Die Online-Branchensoftware unterstützt darüber hinaus die Automatisierung von Anmeldeprozessen und die digitale Kommunikation mit Teilnehmenden, etwa durch die automatische Versendung von Bestätigungsmails und weiteren Informationen zu den Seminaren. Die digitale Abwicklung der Anmeldeprozesse reduziert den administrativen Aufwand erheblich und verbessert die Nutzererfahrung für Teilnehmende.
Bildungsarbeit modern und effizient gestalten
Der Einsatz der Softwarefamilie GRÜN VEWA erlaubt es der Caritas im Erzbistum Köln, ihre Bildungsarbeit modern und effizient zu gestalten. Die digitalen Tools unterstützen eine zielgerichtete Planung und Durchführung von Bildungsangeboten, erleichtern die Verwaltungsprozesse und verbessern die Zugänglichkeit und Flexibilität für alle Beteiligten.
Integration von Moodle als Lernmanagementsystem
Moodle ist eine führende Open-Source-Lernplattform, die von Schulen, Universitäten und anderen Bildungseinrichtungen weltweit genutzt wird, um digitale Lernumgebungen zu schaffen. Sie ermöglicht es den Lehrenden Kurse zu erstellen und zu verwalten, Lerninhalte digital bereitzustellen und mit Lernenden zu interagieren.
Schnittstelle von Moodle zu VEWA
Die Caritas im Erzbistum Köln hat die innovative Lösung implementiert, Moodle direkt mit der Seminarverwaltung VEWA zu verbinden. Hierbei werden die in VEWA eingehenden Anmeldungen zu Online-Seminaren direkt an Moodle weitergereicht, damit die Teilnehmenden sich ohne große Zeitverzögerung in Moodle zu dem Kurs gelangen zu können. Die Schnittstelle vereinfacht den Verwaltungsprozess erheblich, indem auf manuelle Eingaben seitens der Anwender verzichtet werden kann.
Einsatz der Process Automation von VEWA
Die Process Automation spielt bei der Anbindung von VEWA an Moodle eine zentrale Rolle. Durch automatisierte Prozesse werden die Teilnehmenden direkt nach der Anmeldung in VEWA ohne zusätzlichen manuellen Aufwand in die passenden Moodle-Kurse eingeschrieben. Diese Automatisierung sorgt für eine reibungslose, effiziente Organisation und Durchführung der Online-Seminare. Zudem wird die Kommunikation zwischen den Plattformen optimiert, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert.
Die Caritas im Erzbistum Köln nutzt die Process Automation auch, um den Lernfortschritt der Teilnehmenden zu verfolgen und Lernergebnisse aus Moodle zurück in VEWA zu übertragen. Dies ermöglicht eine umfassende Übersicht über den Erfolg der Bildungsangebote und die individuellen Fortschritte der Lernenden. „Wir versuchen, alles in die Process Automation zu geben. Was immer nur geht, um schneller, effizienter und wesentlich weniger fehleranfällig zu arbeiten“ erkennt Linden-Lützenkirchen den Nutzen der Process Automation in VEWA.
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung in Diamant
Ein weiteres Highlight der Digitalisierungsstrategie ist die Entwicklung einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware Diamant. Die Schnittstellezwischen VEWA und Diamant ermöglicht eine einfache Übertragung von finanzrelevanten Daten aus der Seminarverwaltung in die Buchhaltung. Diese Anbindung ist besonders wertvoll, da sie manuellen Aufwand erheblich reduziert und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessert. Wenn Teilnehmende für Seminare angemeldet werden und Rechnungen in VEWA erstellt werden, übermittelt die Schnittstelle diese Informationen an Diamant. Dort werden die Daten weiterverarbeitet, beispielsweise für die Erstellung von Buchungsbelegen, die Verwaltung von offenen Posten und das Mahnwesen. „Die nahtlose Integration mit Diamant unterstützt unsere Finanzverwaltung effektiv und ermöglicht uns eine präzise und zeitnahe Verarbeitung unserer Finanzdaten“, so Markus Linden-Lützenkirchen. Die Schnittstelle von VEWA an Diamant ermöglicht eine automatische Zuordnung der Debitoren- und Erlöskonten und beinhaltet diverse Datenprüfungen für eine fehlerfreie Übergabe und somit Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation.
Hoher Grad an Automatisierung dank VEWA
Die Einführung von VEWA hat nicht nur zu einer Digitalisierung in der Seminarverwaltung geführt, sondern auch einen hohen Grad an Automatisierung in den administrativen Prozessen ermöglicht. Von der Digitalisierung der Anmelde- und Buchungsprozesse über die Integration von Online-Lernplattformen bis hin zur Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung – VEWA hat die Caritas in die Lage versetzt, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen und sich noch stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, weiter auf Wachstumskurs zu bleiben und neue agile Bildungsformate zu entwickeln.
"Unsere Zusammenarbeit zeichnet sich durch ein partnerschaftliches Miteinander aus, in dem Ideen und Anregungen immer Raum für Dialog finden. Dieses verständnisvolle Miteinander ist ein wertvoller Aspekt unserer Erfolgsgeschichte."
— Markus Linden-Lützenkirchen, Abteilungsleiter Abteilung Fort- und Weiterbildung beim Diözesan-Caritasverband für das Erzbistum Köln e.V.
