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PROJEKTBERICHT
12.02.2019 PROJEKTBERICHT

GRÜN VEWA verwaltet etwa 12 Millionen Euro Spenden der rund 1.100 deutschen Rotary Clubs

Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. nutzt GRÜN VEWA zur Mitglieder- und Spen-denverwaltung ein.
Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. nutzt GRÜN VEWA zur Mitglieder- und Spen-denverwaltung ein.

Rotary International ist die älteste Serviceclub-Organisation der Welt. Als seine Ziele nennt Rotary humanitäre Dienste, Einsatz für Frieden und Völkerverständigung sowie Dienstbereitschaft im täglichen Leben. In Deutschland sammeln zur Erreichung der Ziele rund 56.000 deutsche Rotarier in 15 Distrikten und knapp 1.100 Clubs Spendengelder zwischen 10 und 12 Millionen Euro. Zur Mitglieder- und Spendenverwaltung setzt Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG) auf die Branchensoftware GRÜN VEWA.

In Deutschland ist Rotary in drei Ebenen aufgestellt: Jeder Rotarier ist in einem regionalen Rotary Club organisiert. Diese Clubs wiederum werden in Distrikten zusammengefasst. Über 56.000 Mitglieder sind so in mehr als 1.000 Rotary Clubs organisiert, die deutschlandweit in 15 Distrikte aufgeteilt sind. Einige der Clubs haben zudem zusätzlich eigene Fördervereine, die für lokale Projekte Spendengelder sammeln. Die Rotary Foundation, die Stiftung von Rotary International mit Sitz in den USA, unterstützt internationale Projekte durch Zuschüsse.

Die Verwaltung dieser Zuwendungen und Zuschüsse erfolgt über Rotary Deutschland Gemeindienst (RDG) e.V. in Düsseldorf. Alle gesammelten Spenden fließen zu 100% in die Spendenprojekte. Die Verwaltungskosten von Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. so wie die Infrastruktur werden u. a. über Mitgliedsbeiträge finanziert. Der Mitgliedsbeitrag liegt derzeit bei 12 Euro pro Mitglied pro Jahr.

Spezielle Anforderungen an die Software

Im Gegensatz zu den meisten Spendenorganisationen müssen bei Rotary Deutschland Gemeindienst e. V. alle Spenden den drei Ebenen zugeordnet werden. Alle Spenden müssen also einem Projekt (1. Ebene), einem Club (2. Ebene) und einem Distrikt (3. Ebene) zugeordnet und entsprechend in der Software verbucht werden. Keine einfache Aufgabe für die Software, da mehrere Clubs und Distrikte für dasselbe Projekt Spenden sammeln können, so beispielsweise für aktuelle Katastrophenhilfen. Zur Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, der Spenden und der Verausgabung für die Spendenprojekte wurde seit Ende der 80er Jahre eine Banken-Software eingesetzt.

GRÜN VEWA – flexible Software für hohe Anforderungen

Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. erhält zwischen 10 und 12 Millionen Euro Spenden pro Jahr. Diese Spenden werden dabei jährlich auf rund 2.400 Spendenprojekte verteilt. Durch die gestiegenen Anforderungen, größere Projekte und wachsende Strukturen bei Rotary in Deutschland stieß man an Grenzen, die den Einsatz einer modernen, flexiblen Branchensoftware erforderlich machte. Daher entschied man sich für den Einsatz der GRÜN VEWA-Softwarefamilie.

Alle Spendenprojekte des RDG werden über die Backoffice Software GRÜN VEWA gemanagt. Neue Spendenprojekte werden in VEWA angelegt und den drei Ebenen zugeordnet. Alle Spendenprojekte werden über eine Schnittstelle automatisch in RDG Online veröffentlicht, einem von RDG entwickelten Web-Portal speziell für Rotary Clubs in Deutschland. Die Schatzmeister aller Rotary Clubs haben einen direkten Zugriff auf RDG Online und können so beispielsweise neue Spendenprojekte anlegen. Diese Spendenprojekte werden automatisch in die Backoffice-Lösung VEWA übertragen und dort von RDG in Düsseldorf freigegeben.

Alle Online-Spenden für RDG werden in GRÜN VEWA verwaltet und automatisch den drei Ebenen zugeordnet. Der Einzug von Spenden, die Spendenverbuchung und die Spendenverausgabung an die Spendenprojekte erfolgen ebenfalls über GRÜN VEWA. Damit Spendenzusagen eindeutig verarbeitet werden können, werden sogenannte AVIS-Nummern vergeben. Diese Nummern müssen vom Spender im Verwendungszweck der Überweisung angegeben werden. So können die Spenden korrekt erfasst und eindeutig den Projekten zugeordnet werden.

Statistiken und Analysen der Spenden

Regelmäßig verschickt Rotary Deutschland Gemeindienst e. V. umfangreiche Statistiken und Analysen zum Spendenaufkommen und deren Verwendung an die Clubs der 15 Distrikte. Ebenfalls können Statistiken zu Förderprojekten in den einzelnen Empfängerländern, nach Satzungszwecken, Zeiträumen und weiteren Selektionskriterien erstellt werden. Die Daten der Statistiken und Analysen, die Rotary Deutschland Gemeindienst e. V. erstellt, stammen aus individuell eingerichteten Reports.

Judith Orf
Judith Orf

„Mit GRÜN VEWA haben wir eine Software, die unseren Strukturen und Anforderung gewachsen ist. Besonders die Verknüpfung mit unserem Web-Portal RDG Online bringt auf allen Seiten eine große Arbeitserleichterung.“