Zukunftsweisende Lösungen für Mitgliederverwaltung und Fan-Engagement bei Eintracht Frankfurt

Eintracht Frankfurt ist mit über 150.000 Mitgliedern der größte Mehrspartensportverein der Welt – und stellt höchste Ansprüche an die Mitgliederverwaltung. GRÜN VEWA bildet das Herzstück und sorgt für effiziente Abläufe, präzise Datenpflege und eine individuelle Betreuung jedes einzelnen Mitglieds.

Mit über 150.000 Mitgliedern ist Eintracht Frankfurt der weltweit größte Mehrspartensportverein mit einer professionellen Fußballmannschaft. Diese Mitgliederzahl stellt hohe Anforderungen an die Verwaltung und Organisation, insbesondere, wenn jährlich bis zu 20.000 neue Mitglieder hinzukommen. Gunar Knoth, Teamleitung Mitgliederwesen / IT-Mitgliederprozesse bei Eintracht Frankfurt, erläutert: „Die Verwaltung dieser großen Mitgliederbasis erfordert eine präzise Systemarchitektur und intelligente Automatisierungen. Die Mitgliederverwaltung GRÃœN VEWA ist dabei unser zentraler Baustein, der uns hilft, diese Prozesse effizient abzubilden und zu steuern.“

VEWA als zentrale Mitgliederverwaltung

Eintracht Frankfurt nutzt GRÃœN VEWA für die Verwaltung von über 640 individuellen Tarifen, die unter anderem die Zielgruppen Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Familien umfassen. Diese umfassende Flexibilität ist entscheidend, um den unterschiedlichen Anforderungen der Fan- und Förderabteilung und der 19 Sportabteilungen des Vereins gerecht zu werden, die von klassischen Sportarten wie Turnen und Tennis bis hin zu außergewöhnlichen Disziplinen wie Bobsport reichen. „VEWA bietet uns die Flexibilität, jede Mitgliedschaft passgenau zu gestalten und zu verwalten“, so Knoth.

Neben der Verwaltung individueller Beiträge setzt Eintracht Frankfurt auf eine umfassende Automatisierung der Datenprüfung durch die Onsite Datamanager (ODM) in VEWA. Diese Funktion ermöglicht durch die von Eintracht Frankfurt eigens entwickelten ODM-Abfragen eine präzise Datenpflege und Fehlerminimierung, bevor es zur Abrechnung kommt. Knoth erläutert: „Mit dem ODM können wir schon vor der Abrechnung sicherstellen, dass alle Datensätze korrekt sind. Das spart Zeit und reduziert potenzielle Fehlerquellen.“ Die Prüfungen umfassen beispielsweise Altersgrenzen, korrekte Tarifzuordnungen und Mitgliedsdaten, um sicherzustellen, dass alle Informationen lückenlos und fehlerfrei sind.

GRÃœN VEWA ist dabei in eine größere Systemlandschaft eingebettet, die Eintracht Frankfurt für die Verwaltung und Kommunikation nutzt. Zu den ergänzenden Tools gehört das CRM-System Salesforce, das als zentrale Datenplattform fungiert und Teile der Mitgliederinformationen synchronisiert. „Unsere Mitglieder sind größtenteils auch Fans, die Tickets kaufen oder Rabatte nutzen möchten – da ist eine zuverlässige Interaktion von VEWA mit Salesforce unerlässlich“, erklärt Knoth.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Systemlandschaft ist die eigens von Eintracht Frankfurt entwickelte Plattform unter Einbindung des persönlichen Eintracht-Kontos. Diese Plattform ermöglicht den Mitgliedern den Zugang zu exklusiven Services wie Ticketvorverkaufsrechten und Rabatten im Online-Shop sowie zu ihrem digitalen Mitgliedsausweis. „Über 75% unserer Mitglieder nutzen das Eintracht-Konto. Das erlaubt uns, die Kommunikation und Self-Services kontinuierlich auszubauen“, fügt Knoth hinzu.

Automatisierte Versendung personalisierter Begrüßungsmails

Ein weiteres Highlight, das gemeinsam von GRÃœN und Eintracht Frankfurt in GRÃœN VEWA umgesetzt wurde, ist die Verwaltung der Begrüßungsprozesse für neue Mitglieder. Diese beinhalten die automatisierte Versendung personalisierter Begrüßungsmails sowie die Organisation der Willkommenspakete, die den Mitgliedern wichtige Informationen und ein persönliches Erlebnis bieten. „Für uns ist es entscheidend, dass jede Neumitgliedschaft ein individuelles Erlebnis bleibt. VEWA sorgt dafür, dass relevante Informationen wie Trainingszeiten oder spezielle Hinweise zu den gewählten Sportabteilungen in die Begrüßungsmails integriert werden können“, erklärt Knoth. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Geschenkmitgliedschaften diskret gehandhabt werden, sodass die Ãœberraschung für den Empfänger gewahrt bleibt.

Knoth betont zudem, wie GRÃœN VEWA das tägliche Management des Vereins erleichtert, indem es zahlreiche Prozesse automatisiert und die Effizienz steigert. „Durch die Automatisierung in VEWA entlasten wir unser Team erheblich und können uns stärker auf die persönliche Betreuung unserer Mitglieder konzentrieren. Das Ergebnis ist eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten – bei den Mitgliedern und bei uns als Team“, sagt Knoth. „Die Flexibilität von VEWA und die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vornehmen zu können, ist für uns enorm wichtig.“