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PROJEKTBERICHT
13.08.2017 PROJEKTBERICHT

3.000 Mitarbeiter in ganz Bayern managen rund 1 Millionen Mitglieder mit GRÜN VEWA

Das Bayerische Rote Kreuz (BRK) ist die größte Hilfsorganisation und einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände in Bayern.
Das Bayerische Rote Kreuz (BRK) ist die größte Hilfsorganisation und einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände in Bayern.

Das Bayerische Rote Kreuz (BRK) ist die größte Hilfsorganisation und einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände in Bayern. Gemäß seinen Grundsätzen ist das BRK in vielen Bereichen für das Gemeinwohl flächendeckend aktiv. Für und mit dem BRK engagieren sich rund 1 Mio. ehrenamtliche Helferinnen und Helfer sowie Fördermitglieder. Fast alle diese Mitgliederdaten werden von rund 3.000 Benutzern in der GRÜN VEWA-Softwarefamilie verwaltet.

Über das Bayerische Rote Kreuz

Das Bayerische Rote Kreuz ist ein bedeutender Arbeitgeber und beschäftigt rund 23.000 Mitarbeiter in vielen Bereichen. Nach den ehrenamtlichen Aktivitäten im Katastrophenschutz, der Jugendarbeit und der Bildung sind die Bereiche Pflege und Soziales sowie Rettungsdienst die bedeutsamsten Tätigkeitsfelder. Unterteilt in 5 Bezirksverbände mit insgesamt 73 Kreisverbänden erfolgt die dezentrale Verwaltung der Mitglieder in den Gliederungen auf einem zentralen Datenbestand in der Landesgeschäftsstelle in München.

Ausgangslage

Rund 1 Millionen Fördermitglieder und ehrenamtliche Helfer unterstützen das BRK. Über 175.000 ehrenamtliche Helfer engagieren sich aktiv bei den Bereitschaften, dem Jugendrotkreuz, der Wasserwacht, der Wohlfahrts- und Sozialarbeit und der Bergwacht.

Alle ehrenamtlichen Helfer sind dafür individuell und entsprechend ihres Einsatzspektrums geschult und ausgestattet. Ein Wasserretter hat ein anderes Anforderungsprofil als ein Rettungssanitäter oder ein Ausbilder für die Breitenausbildung in Erster Hilfe. Die Daten der ehrenamtlichen Helfer sind bisher in manuell erstellten Excel-Listen gepflegt worden. Auch innerhalb der 73 Kreisverbände war ein hoher Aufwand in der Datenpflege gegeben.

Um diese Problematik zu lösen, musste eine Software zum Einsatz kommen, mit der alle Mitglieder des BRK von der Landesgeschäftsstelle zentral, aber auch von den Kreisverbänden dezentral, verwaltet werden können. Hier entschied sich das BRK für den Einsatz der GRÜN VEWA-Softwarefamilie.

Zentrale Datenpflege in GRÜN VEWA

Die persönlichen Daten aller ehrenamtlichen Helfer werden zentral in GRÜN VEWA gespeichert. Über die Online-Mitgliederverwaltung GRÜN eVEWA3 können diese parallel vom Ehrenamt gepflegt werden. Hat ein ehrenamtlicher Helfer beispielsweise weitere Funktionen und Qualifikation erworben, kann der Datensatz einfach und bequem über ein internettaugliches Gerät aufgerufen und aktualisiert werden.

Änderungen an Datensätzen sind die Regel. Aufgrund der vielfältigen Aufgabenbereiche sind in VEWA mittlerweile über 40.000 Funktionen und 225.000 unterschiedliche Qualifikationen und dazugehörige Dokumente hinterlegt worden. GRÜN eVEWA ermöglicht es auch, neue ehrenamtliche Helfer hinzuzufügen. Persönliche Informationen wie der Name, die Qualifikation und die Funktion können neben einem Bild in eVEWA abgespeichert werden. Exporte zur Ausweiserstellung oder die Beitragsabbuchungen erfolgen in den Kreisverbänden. Die Excel-Listen aus früheren Zeiten wurden in eine zentrale Datenbank überführt. Heute arbeiten über 3.000 VEWA/eVEWA-Benutzer mit einer zentralen Datenbank und bringen die Daten auf den neusten Stand, was die Datenqualität signifikant erhöht hat. Gleichzeitig gibt es ein umfassendes Dublettenmanagement.

Fördermitglieder-Verwaltung

Das Besondere beim BRK: Ist ein Mitglied in mehreren Kreisverbänden aktiv, kann jeder Kreisverband den jeweiligen Mitgliedsbeitrag in GRÜN VEWA hinterlegen. Für jedes Mitglied existiert somit nur ein Mitglieder-Datensatz in VEWA.

Die Abbuchung der Förderbeiträge und die Rückverteilung an die Kreisverbände erfolgen zentral über VEWA in der Landesgeschäftsstelle. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Zuwendungsbescheinigungen zentral als Massenexport über VEWA zu erstellen. Das ist effektiver als ein Einzelversand je Kreisverband und spart somit Ressourcen.

Die Kreisverbände legen dabei fest, welche Fördermitglieder eine Zuwendungsbescheinigung erhalten sollen. Zusätzlich haben die Kreisverbände die Möglichkeit, ihrerseits – bei Bedarf – einzelne Zuwendungsbescheinigungen zu erstellen und zu versenden.

Umfangreiche Auswertungen

Das BRK erstellt über GRÜN VEWA die interne Jahresstatistik. Die Landesgeschäftsstelle gruppiert die Stammdaten aller Mitglieder soziodemografisch nach Alter und Geschlecht. Diese Daten werden in einem Kommunikationsworkflow zwischen Land- und Kreisverbänden evaluiert.

Zudem können die Kreisverbände über eVEWA ihre jeweiligen Leistungsdaten hinterlegen. So werden bspw. die Zeiten, die ein Kreisverband für den Betreuungsdienst, für Information und Kommunikation, Mittelbeschaffung, Notfallversorgung oder Flüchtlingshilfe erbracht hat, über eVEWA für die Statistik erfasst. Die Software fasst die Statistiken kumuliert über eVEWA zu einer Jahresstatistik zusammen. Dank eines umfangreichen Rechtesystems in VEWA können die Bezirksverbände und die zugehörigen Kreisverbände nur die für sie relevanten Informationen der Jahresstatistik einsehen.

Ehrungen für verdiente Mitglieder

Verdiente Mitglieder erhalten alle fünf Jahre eine Dankes-Urkunde. Zudem werden Mitglieder, die bspw. 25 oder 40 Jahre beim BRK aktiv waren, vom Ministerium mit einem staatlichen Ehrenzeichen aus-gezeichnet. Über VEWA wird diese Ehrungsvorschlagsliste erstellt.

Fazit

„Wir setzen GRÜN VEWA seit einigen Jahren erfolg-reich als zentrale Mitgliederverwaltung ein“, sagt Elisabeth Koschischek, Anwendungsmanagerin für VEWA beim Bayerischen Roten Kreuz. „Die zentrale Mitgliederdatenbank erspart Abfragen bei den Kreisverbänden, da die Daten zentral vorgehalten werden. Dank der mit dem Hause GRÜN erarbeiteten Lösungen konnten wir die dezentral und mit hohem Aufwand erfassten Daten durch eine zentrale Datenbank ersetzen.“

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