GRÜN ein strategischer Partner des DVS in Düsseldorf

VEWA als zentrale Software beim DVS – Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren e. V. Seit 2011 ist die VEWA-Softwarefamilie produktiv im Einsatz als Mitgliederverwaltung sowie zur Beitrags-, Forschungsprojekte- und Gremienverwaltung.

„Das ist Wahnsinn, was DVS und GRÜN im Laufe der Jahre gemeinsam aufgebaut haben“ sagt Christian Habel, Teamleiter Informationsnetzwerk beim DVS – Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren e. V., über die Zusammenarbeit mit der GRÜN Software Group. Der DVS arbeitet seit 2011 produktiv mit der VEWA-Softwarefamilie. Dabei ist VEWA zur zentralen Software beim DVS geworden und unterstützt nahezu alle Tätigkeiten des Verbandes. Die GRÜN Software Group ist somit ein strategischer Partner in einem dynamischen Markt beim DVS.

Ohne Schweißen sähe die Welt heute völlig anders aus. Der DVS ist die Gemeinschaft in der Füge-, Trenn- und Beschichtungstechnik, in der Wissenschaft, Transfer und Innovationen für kleine und mittlere Unternehmen gefördert werden. Der DVS zählt zu den größten technischen, wissenschaftlichen Fachverbänden in Deutschland. Seit über 125 Jahren sorgen gut 17.000 Mitglieder, davon rund 3.000 aus dem Unternehmensbereich, dafür, dass sich die Fügetechnik ständig weiterentwickelt. Neben dem Hauptsitz in Düsseldorf verfügt der DVS bundesweit über ein dichtes Experten-Netzwerk in 5 Landes- und 67 Bezirksverbänden.

Der DVS ist ein klassischer Verband. Mitglieder beim DVS können sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sein. Die Mitgliedsbeiträge stellen eine der Haupteinnahmequellen des Verbandes dar. Die Mitglieder und die Mitgliedsbeiträge werden bereits seit 2012 über die Mitgliederverwaltung von GRÜN VEWA gemanagt – von der Beitragsanlage bis zur Beitragsabrechnung. Die Kommunikationsweiche wickelt zuverlässig den postalischen Versand oder den Versand per E-Mail ab.

Besonderheit an das Adresswesen

Ein Beispiel ist dabei Christian Habel selbst: Es gibt „Christian Habel“ als Person in VEWA. Diese Person ist zudem Mitglied im Bezirksverband Düsseldorf, sodass dieser Personendatensatz in Beziehung zum Bezirksverband gesetzt worden ist. Auch ist er „Vorstand Öffentlichkeit“ in diesem Bezirksverband. Die kontext-bezogene Korrespondenz soll aber weder an die Privat-Adresse noch an den Bezirksverband geschickt werden, da es noch eine dritte Adresse gibt, weil Christian Habel zudem auch Mitarbeitender in der Hauptgeschäftsstelle in Düsseldorf ist. Eine hohe Anforderung an die Adressverwaltung in VEWA, da es viele Eventualitäten abzubilden gilt. „Das flexible Adresswesen macht uns die Verwaltung unserer Mitglieder so viel einfacher und spart uns viel Zeit beim Managen aller Adressen“ sagt Habel.

Auch wichtig für den DVS in Bezug auf das Adresswesen: Aus VEWA können umfangreiche Reports erstellt werden. Am Beispiel von Christian Habel bedeutet das: Der DVS sieht seine Daten als Mitarbeitender, der Bezirksverband Düsseldorf sieht diesen Datensatz wahlweise als persönliches Mitglied, oder als Mitglied des Vorstands in seiner Funktion als „Vorstand Öffentlichkeit“. Die im Report angezeigten Daten von einer Person hängen also vom Standpunkt in dieser Dreiecks-Beziehung ab.

Online-Mitgliederverwaltung GRÜN eVEWA

Neben VEWA kommt beim DVS auch die Online-Mitgliederverwaltung GRÜN eVEWA zum Einsatz. Hierüber können Mitwirkende in den Gremien ihre Daten einsehen oder sich für die anstehenden Sitzungen anmelden. Zudem können die Vorstände eines Landes- oder Bezirksverbands über eVEWA mit den Mitgliedern kommunizieren. „Wir wollen, dass eVEWA künftig die zentrale Anlaufstelle für die Mitglieder und auch vorstandsintern ist. Es sollen nach Möglichkeit keine anderen Medien zur Kommunikation verwendet werden“ gibt Habel als Ziel aus.

Auch können klassische Gremienthemen in eVEWA abgebildet werden. So gibt es beim DVS beispielsweise Prüfungs- und Zertifizierungsausschüsse (PZAs). Der DVS benennt Prüfer, die eine Schweißerprüfungen abnehmen können. Die nötigen Voraussetzungen werden vorab überprüft und anschließend werden Zulassungsurkunden aus VEWA heraus erstellt.

Der DVS finanziert sich primär über Mitgliedsbeiträge. Die Beitragsordnungen der Bereiche Mitgliederservice, Forschungsvereinigung und Bildung unterscheiden sich zwar strukturell sehr stark voneinander, werden aber in der zentralen Beitragsordnung gemanagt und teilweise dynamisch für jedes Jahr individuell berechnet. Rechnungen werden in VEWA automatisiert erstellt, auf Wunsch per E-Mail versendet und anschließend archiviert. Zuletzt erfolgt per Schnittstelle die Übergabe an die Buchhaltung. „VEWA wickelt alle Besonderheiten, die sich aus unseren teils komplizierten Beitragsordnungen ergeben, zuverlässig ab“, ist Habel froh über die Automatisierung.

Der DVS nutzt zudem die Gremienverwaltung in VEWA zur Organisation von Arbeitsgruppen und Fachausschüssen.

Arbeitsgruppen

Arbeitsgruppen werden sowohl im technischen Sektor als auch im Bildungssektor des DVS organisiert. Die Gruppenmitwirkenden in diesen Gremien können Personen mit einer persönlichen Mitgliedschaft, einer indirekten Mitgliedschaft über ein Unternehmen, aber grundsätzlich auch ohne Mitgliedschaft sein.

Fachausschüsse

Innerhalb der Forschungsvereinigung des DVS gibt es aktuell 14 Fachausschüsse. Diese Fachausschüsse werden ebenfalls über die Gremienverwaltung in VEWA gemanagt. Fachausschüsse sind aus VEWA-Sicht eine besondere Ausprägung eines Gremiums, das im Kontext zur Forschung steht. „Im Laufe der letzten Jahre ist die Gremienverwaltung ein hoch spezialisiertes Modul geworden, das alles abbilden kann“, so Habel. So können beispielsweise auch rechtlich eigenständige Gesellschaften, wie die Forschungsvereinigung Schweißen und verwandte Verfahren e.V. des DVS , kurz DVS-Forschung, mit seinen Fach- und Führungsgremien hierüber abgebildet werden. Zu den Sitzungen der Fachausschüsse werden Projektideen in Form von Projektskizzen eingereicht, von Industrievertretern in Hinblick auf die Anwendbarkeit bewertet und anschließend über den weiteren Projektfortgang entschieden. „Eine eVEWA-basierte Web-App unterstützt uns bei der Meinungsbildung zu jeder einzelnen Projektidee. Auch hier ist vom Einsammeln der Meinungsbilder bis zur automatisierten Auswertung im Backoffice die VEWA-Familie eine große Hilfe“ sagt Habel.

In der Gremienverwaltung ist auch die Adressverwaltung von hoher Relevanz: „Damit Adressen im Beitragswesen und in der Gremienverwaltung nicht doppelt gepflegt werden müssen, haben wir uns von GRÜN ein Hilfswerkzeug entwickeln lassen, das wir „Projektbeteiligten-Matrix“ genannt haben.“ führt Habel aus. „Wird ein neues Projekt in einem Fachausschuss erfasst, prüft VEWA automatisch, ob diese Person bei der Aufnahme bereits in diesem Fachausschuss mitwirkt. Falls nicht, wird diese Person in diesem Fachausschuss angelegt.“

Fachausschüsse tagen in der Regel zwei Mal jährlich. Die für jede Sitzung relevante Tagesordnung wird ebenfalls einfach und bequem aus dem Datenpool von VEWA erstellt. „Ehe wir VEWA hatten, mussten die Informationen an den verschiedensten Stellen im Haus gesammelt werden. Für die Erstellung einer Tagesordnung haben wir früher Excel-Listen und Word-Dokumente mit hohem zeitlichen Aufwand gepflegt. Heute aggregiert VEWA alle relevanten Projektdaten auf Knopfdruck“ erinnert sich Habel auch an Zeiten ohne VEWA. „In diesem Detailreichtum und dieser Effizienz konnten wir vorher keine Informationen erstellen. Bevor wir VEWA hatten, mussten wir hierfür Tage und Stunden investieren.“ Für die Tagesordnung werden viele Informationen für die Berichterstattung zu den Projektskizzen und Ideen, die behandelt werden müssen, als Anlagen zu Tagesordnungen und Protokollen, bereitgestellt.

Zu den Mitgliedern der DVS-Forschung gehören Institute an Universitäten, Hochschulen, Fraunhofer-Gesellschaften und weitere Einrichtungen. Dort werden die Forschungsprojekte durchgeführt. Der DVS wirbt für diese Projekte öffentliche Fördergelder ein und unterstützt die Institute bei der administrativen Bearbeitung der Projekte. „VEWA unterstützt uns hier, dass keine Termine und Fristen verpasst werden“ so Habel.

Jährlich stehen dabei rund 12 Millionen Euro an Forschungsgeldern zur Verfügung, die auf über 100 Projekte verteilt werden. Diese Fördergelder werden vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bereitgestellt.

Der DVS verschickt regelmäßig Informationen an die Mitglieder. Um das zuvor beschriebene Dreiecks-Konstrukt verarbeiten zu können, werden in VEWA dynamische Verteilerlisten zusammengestellt. „Das ist eine sehr praktikable Lösung, wenn man mit den Mitgliedern netzwerken will“ so Habel. Hierzu werden unterschiedliche Tabellen im Selektionswesen, basierend auf dem Beziehungswesen, integriert.

So können beispielsweise alle Personen aus einem Gremium, die zu einem bestimmten Forschungsprojekt gehören, gezielt angeschrieben werden. Oder es können individuelle Merkmale in einer Aussendungsliste selektiert werden, wie beispielsweise Ehrungen für eine 10-jährige Mitgliedschaft. Aus dem Kontext der Forschungsgruppen können zudem Selektionen erstellt werden, um beispielsweise Institutsleiter, Verwaltungschefs oder Projektleiter anzuschreiben.

So werden zielgenaue Verteiler in VEWA erstellt, die vor einer Aussendung per Knopfdruck aktualisiert werden. Das Besondere zudem ist, dass Mitglieder in mehreren Projekten gleichzeitig aktiv sein können. Bei den Aussendungen stellt VEWA die Inhalte aus allen Projekten dynamisch zusammen und verschickt eine Aussendung mit den gesammelten Inhalten aller Projekte. Alle Empfänger erhalten somit individuell zusammengestellte Informationen.

Als Controlling- und Reporting-Instrument nutzt die DVS Forschung den Business Intelligence Manager (BIM) in VEWA. Hier kann einfach analysiert werden, wie viele Fördergelder in welchem Fachausschuss bereits abgerufen wurden und wie viele Gelder noch verfügbar sind. „BIM führt Daten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Tabellen zusammen und bereitet diese grafisch auf“ schätzt Habel die Analyse-Möglichkeiten. So können sehr viele Detailinformationen zu den Projekten aus den unterschiedlichen Bereichen von VEWA direkt grafisch ausgegeben und interaktiv selektiert werden. Analysen und statistische Werte zu neuen, durchlaufenden und abgeschlossenen Projekten können tagesaktuell abgerufen werden.

Die Zusammenarbeit zwischen GRÜN und DVS ist seit vielen Jahren etabliert. „GRÜN ist für uns ein strategischer Partner geworden. Denn unsere Ansprechpartner bei GRÜN kennen unsere Prozesse sehr gut. Auch haben wir über die Jahre die Flexibilität von VEWA kennen und schätzen gelernt. Die hohe Individualisierbarkeit von VEWA wird uns in sehr naher Zukunft ermöglichen, die Digitalisierung unseres Verbandes in kürzester Zeit voranzutreiben. Plattformunabhängige Schnittstellen werden Daten in standardisierten Formaten austauschen und bei Bedarf verifizieren, ohne dass hierzu E-Mails geschrieben oder Telefonate geführt werden müssen. Kurzum: mit VEWA gelingt es uns, den Gedanken ‚do more in less time“ konsequent umzusetzen.